Executive Assistant

1 semana atrás

Lisboa, Lisboa, Portugal Maleo Tempo inteiro
Imaginem um hotel de 5 estrelas para empresas.

Assim é a MALEO.

Com 7 localizações em zonas premium na cidade de Lisboa, a MALEO vai além da gestão de espaços de escritórios.

Apresentamos uma oferta flexível e integrada de serviços, fazemos o fit perfeito com a realidade de cada negócio e de cada cliente.

Trabalhar na Maleo é trabalhar numa equipa jovem e dinâmica, pronta a trazer para o dia de hoje o futuro dos espaços de trabalho.


Procuramos um/a
Executive Assistant para garantir o desenvolvimento das atividades administrativas e de secretariado, de forma a assegurar atempadamente a resposta às diferentes solicitações do CEO.

A sua atividade deverá ser pautada por um elevado padrão de qualidade, rigor e eficiência, sem nunca descurar o grau de confidencialidade e urgência adequados a cada situação.


Enquanto Executive Assistant
serás responsável por:

  • Apoiar a organização das agendas, nomeadamente programar e organizar reuniões, efetuar marcação de viagens, transporte e alojamento;
  • Assegurar a receção, registo e distribuição de correspondência e a gestão da caixa de correio eletrónico;
  • Garantir a organização, atualização e manutenção dos arquivos e documentos físicos e eletrónicos recorrendo aos sistemas de informação disponíveis;
  • Assegurar a preparação de informação de rotina, nomeadamente, a preparação de atas, relatórios ou apresentações;
  • Garantir o acompanhamento na organização e gestão de eventos corporativos;
  • Organizar e apoiar eventos e iniciativas da Empresa;
  • Acompanhar projetos de relevância para o CEO;
  • Estabelecer contatos com outras áreas em matérias relacionadas com atividades da organização;
  • Receber e dar suporte a todos aqueles que nos visitam o escritório;
  • Realizar agendamento de salas de reunião;
  • Apoiar em tarefas administrativas básicas;
  • Assegurar todas as operações diárias de gestão do escritório por forma a que este se mantenha limpo e organizado, mantendo estreita comunicação com os serviços de limpeza e outros supliers.

O que procuramos em ti:

  • Licenciatura em Secretariado e Assessoria de Direção, ou equivalente;
  • Experiência mínima de 2 anos em funções de secretariado;
  • Fluência em inglês (fator eliminatório);
  • Domínio das ferramentas básicas de informática de Microsoft Office;
  • Capacidade de comunicação e relacionamento;
  • Capacidade de trabalho em equipa;
  • Sentido de responsabilidade e autonomia no trabalho;
  • Capacidade de planeamento, organização, adaptação à mudança, flexibilidade, dinamismo e proatividade;
  • Estabilidade emocional, resistência ao stress, capacidade de escuta e empatia, gestão do tempo e rapidez de execução;
  • Disponibilidade de horário.

O que oferecemos:

  • Vencimento base;
  • Subsídio de refeição em cartão;
  • Benefícios adicionais em cartão (em saúde, educação e wellness);
  • Seguro de saúde;
  • Programa de apoio ao colaborador e à sua família;
  • Acesso ilimitado a uma plataforma de formação online;
  • Oferta do pequenoalmoço todos os dias e do almoço à sextafeira;
  • Integração numa equipa jovem, motivada e dinâmica, num projeto em crescimento;
  • Possibilidade de progressão de carreira;
  • Horário fulltime.

  • Executive Assistant

    1 semana atrás

    Lisboa, Lisboa, Portugal Pestana Hotel Group Tempo inteiro

    Executive Assistant (M/F): Cidade: LisboaO Pestana Hotel Group, o maior grupo hoteleiro multinacional de origem Portuguesa, está a recrutar para a posição de Executive Assistant (Departamento Financeiro)Principais tarefas: Apoio à administração e diretores nas suas tarefas; Gestão administrativa e logística do espaço de escritórios dos serviços...

  • Executive Assistant

    1 semana atrás

    Lisboa, Lisboa, Portugal Rhmais Tempo inteiro

    Main Responsibilities : Diary and calendar management Travel planning – both domestic and international Event planning – planning of departmental events Coordination with other Personal Assistants and Business Managers for Senior Leadership meeting, travel and event planning Assistance with team activities: System approvals – e.g.Holidays, Purchase...

  • Executive Assistant

    1 semana atrás

    Lisboa, Lisboa, Portugal Rhmais Tempo inteiro

    Main Responsibilities :Diary and calendar management Travel planning – both domestic and international Event planning – planning of departmental events Coordination with other Personal Assistants and Business Managers for Senior Leadership meeting, travel and event planning Assistance with team activities: System approvals – e.G. Holidays, Purchase...

  • Executive Assistant

    1 semana atrás

    Lisboa, Lisboa, Portugal Reia Collective Tempo inteiro

    Join Reia Collective as an Executive Assistant and Be the Keystone of Our SuccessAre you a highly organized and proactive individual eager to make a significant impact in a dynamic and fast-paced environment? Reia Collective invites you to become an integral part of our team as an Executive Assistant, where you will provide essential support to our executive...

  • Executive Assistant

    1 semana atrás

    Lisboa, Lisboa, Portugal Reîa Collective Tempo inteiro

    Join Reîa Collective as an Executive Assistant and Be the Keystone of Our SuccessAre you a highly organized and proactive individual eager to make a significant impact in a dynamic and fast-paced environment? Reîa Collective invites you to become an integral part of our team as an Executive Assistant, where you will provide essential support to our...

  • Executive Assistant

    1 semana atrás

    Lisboa, Lisboa, Portugal Michael Page Tempo inteiro

    Our client is a leading company in its sector that is looking for an Executive Assistant to support their Managing Director and Founder.

  • Executive Assistant

    1 semana atrás

    Lisboa, Lisboa, Portugal Michael Page Portugal Tempo inteiro

    Executive Assistant - Venture Capital (m/f)Referencia: JN -*Adicionado em Sobre os nossos clientes Our client is a dynamic Venture Capital fund manager based in Portugal, specialising in investments in Iberian-related global and sustainable technology companies. Descriçao da oferta Our client is a dynamic Venture Capital fund manager based in Portugal...

  • Executive Assistant

    1 semana atrás

    Lisboa, Lisboa, Portugal Rhmais Tempo inteiro

    Main Responsibilities:Diary and calendar managementTravel planning – both domestic and internationalEvent planning – planning of departmental eventsCoordination with other Personal Assistants and Business Managers for Senior Leadership meeting, travel and event planningAssistance with team activities:System approvals – e.g. Holidays, Purchase orders...

  • Executive Assistant

    1 semana atrás

    Lisboa, Lisboa, Portugal Rhmais Tempo inteiro

    Main Responsibilities : Diary and calendar managementTravel planning – both domestic and internationalEvent planning – planning of departmental eventsCoordination with other Personal Assistants and Business Managers for Senior Leadership meeting, travel and event planningAssistance with team activities:System approvals – e.g. Holidays, Purchase orders...

  • Fintech Executive Assistant

    1 semana atrás

    Lisboa, Lisboa, Portugal Token Metrics Tempo inteiro

    We are looking for an Executive Assistant to perform a variety of administrative tasks and support our company's senior-level managers.The Executive Assistant's responsibilities include managing calendars, making travel arrangements and preparing expense reports. To be successful in this role, you should be well-organized, have great time management skills...

  • Executive Assistant

    1 semana atrás

    Lisboa, Lisboa, Portugal Feedzai Tempo inteiro

    Feedzai is the world's first RiskOps platform for financial risk management, and the market leader in safeguarding global commerce with today's most advanced cloud-based risk management platform, powered by machine learning and artificial intelligence. Feedzai is securing the transition to a cashless world while enabling digital trust in every transaction...

  • Executive Assistant

    1 semana atrás

    Lisboa, Lisboa, Portugal Dunas Intr´epidas Tempo inteiro

    Astral, an innovative hospitality collective, is seeking a highly organized and detail-oriented Executive Assistant to support its CEO.Our mission at Astral is to bring fresh perspectives and deliver impactful ideas to the hospitality industry and to make a difference.Provide administrative support to the CEO, including managing schedules, coordinating...

  • Executive Assistant

    1 semana atrás

    Lisboa, Lisboa, Portugal Randstad Portugal Tempo inteiro

    A Randstad Professionals é a empresa do Grupo Randstad especializada em recrutamento de quadros médios e superiores.O nosso Cliente é uma Fundação, que pretende recrutar um Executive Assistant para prestar apoio ao CEO.responsabilidades chaveGestão do e-mail do CEO;Antecipação de necessidades e tomada de decisão/aplicação de medidas imediatas e...

  • Executive Assistant

    4 semanas atrás

    Lisboa, Lisboa, Portugal Rumos Consulting Tempo inteiro

    Com mais de 30 anos de experiência, a Rumos Consulting atua na área da Consultoria em Tecnologias de Informação, entregando soluções nas áreas de Modern Workplace & Apps, Data, Analytics & Artificial Intelligence, Digital Business Automation, Enterprise Service Management, Digital Design Strategy & Marketing, Project Management Office, Workplace...

  • Executive Assistant

    1 semana atrás

    Lisboa, Lisboa, Portugal Rumos Consulting Tempo inteiro

    Com mais de 30 anos de experiência, a Rumos Consulting atua na área da Consultoria em Tecnologias de Informação, entregando soluções nas áreas de Modern Workplace & Apps, Data, Analytics & Artificial Intelligence, Digital Business Automation, Enterprise Service Management, Digital Design Strategy & Marketing, Project Management Office, Workplace...

  • Executive Assistant

    4 semanas atrás

    Lisboa, Lisboa, Portugal Rumos Consulting Tempo inteiro

    Com mais de 30 anos de experiência, a Rumos Consulting atua na área da Consultoria em Tecnologias de Informação, entregando soluções nas áreas de Modern Workplace & Apps, Data, Analytics & Artificial Intelligence, Digital Business Automation, Enterprise Service Management, Digital Design Strategy & Marketing, Project Management Office, Workplace...

  • Executive Assistant

    1 semana atrás

    Lisboa, Lisboa, Portugal Vodafone Tempo inteiro

    What you'll do:The Digital Networks and OSS (DN&OSS) team is responsible for the provision of OSS, Digital Networks and Networks Test, Labs and Validation services to Vodafone's European Markets and International Networks, encompassing strategy, design, delivery, project management and engineering services. The team is situated within the wider Vodafone...

  • Executive Assistant

    1 semana atrás

    Lisboa, Lisboa, Portugal Multipessoal Tempo inteiro

    Estamos a recrutar Executive Assistant para empresa especializada em Gestão de Investimentos.Apoio administrativo e de secretariado em geral;Organização de agenda e marcação / preparação do espaço para reuniões;Preparação de viagens;Auxilio na coordenação e acompanhamento de processos;Gestão do escritório;Outras tarefas inerentes.Formação...

  • Executive Assistant

    1 semana atrás

    Lisboa, Lisboa, Portugal Multipessoal Tempo inteiro

    Estamos a recrutar Executive Assistant para empresa especializada em Gestão de Investimentos. Apoio administrativo e de secretariado em geral;Organização de agendae marcação / preparação do espaço para reuniões;Preparação de viagens;Auxilio na coordenação e acompanhamento de processos;Gestão do escritório;Outras tarefas inerentes.Formação...

  • Office Manager/Executive Assistant

    2 meses atrás

    Lisboa, Lisboa, Portugal Anónimo Tempo inteiro

    Procuramos um candidato para a vaga de Office Manager/Executive Assistant para entrada numa empresa na área de Marketing e Comunicação, numa empresa com cerca de 80 colaboradores empregues. Estamos à procura de candidatos com um perfil jovem e irreverente, com entusiasmo pela àrea de office.Procuramos um profissional organizado e proativo para...