Executive Assistant/ Assistente Administrativo

1 semana atrás

Faro, Portugal Inter Q&A Services Ltda Tempo inteiro
Inter Q&A Services is a multinational company based in Portugal, Europe. We operate internationally in the areas of auditing, inspection, verification, testing and technical analysis of inputs and products.

With staff based in several countries, we offer a network of highly qualified inspectors and quality auditors to work in various industrial sectors.

Inter Q&A Services is looking for a proactive, highly organised and result-oriented Office Assistant. You will be working on a very international matter, supporting the management team based in Germany, Portugal and Brazil.


As part of this role, you'll have a key role in ensuring that all office tasks are carried out in accordance with set requirements.

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DUTIES AND RESPONSIBILITIES

  • Perform day-to-day administrative duties for the department, including the preparation of technical specifications, meeting minutes, financial summaries and formal committee papers, and assisting managers with presentations. Also handling telephone enquiries, arranging meetings, diary management, filing and minutes.
  • Use our system to generate purchase requisitions in a prioritised and timely manner and ensure that goods are received in a timely manner. Use systems to provide managers with detailed financial reports on budget expenditure for their respective budgets.
  • Identify requests that require urgent or emergency action and get in touch with the right people quickly.
  • Liaise with the appropriate pre-qualified contractors or liaise with the appropriate person to arrange to attend to complete the work, ensuring that all relevant stakeholders are informed of the attendance.
  • Maintain and update staff files, including ensuring accurate holiday and sickness records have been maintained and submitted to the Human Resources Department. This includes monitoring the end dates of fit notes. Highlight to managers any concerns regarding sickness absence of their employees.
  • Producing various formal documents as required, processing information provided by technical experts, ensuring consistent format and ensuring that all sections of documents are finalised either electronically or on paper, and that documents are appropriately stored in the correct location for later retrieval. Preparing formal Committee papers, ensuring that the papers are in the correct format for the meeting.
  • Use proprietary electronic databases to update information and records; create new records as requested by others; enter feedback on records into the system; provide customer feedback as required in response to queries relating to the system; and generate reports as required using other software such as Excel.
  • Proactively recommend process improvements across the department.

Do you have what it takes?

  • Ability to prioritise multiple tasks and conflicting demands
  • Advanced knowledge of MS Office tools, SharePoint, virtual communication, virtual working and facilitation tools
  • CConfident communication skills, including the preparation of effective presentation material
  • Strong business acumen with the ability to understand and prioritise complex business issues
  • Experience of managing senior partners, suppliers and facilities teams
  • Proven success in event planning and organisation
  • Experience in a similar role within a large international organisation

Tipo de oferta:
Período Integral, Integral/Full-time

Salário: 990,00€ ,00€ por mês

Benefícios:

  • Acesso à internet
  • Cartão/Ticket refeição
  • Trabalho remoto

Horário de trabalho:

  • De segunda à sextafeira

  • Executive Assistant/ Assistente Administrativo

    3 semanas atrás

    Faro, Portugal Inter Q&A Services Ltda Tempo inteiro

    Inter Q&A Services is a multinational company based in Portugal, Europe. We operate internationally in the areas of auditing, inspection, verification, testing and technical analysis of inputs and products. With staff based in several countries, we offer a network of highly qualified inspectors and quality auditors to work in various industrial...

  • Secretário Administrativo E Executivo

    1 semana atrás

    Faro, Portugal Iefponline Tempo inteiro

    We are on the lookout for a driven Secretário Administrativo e Executivo (M/F) to join our productive team at Iefponline in Portimão.Growing your career as a Full Time Secretário Administrativo e Executivo (M/F) is an awesome opportunity to develop competitive skills.If you are strong in teamwork, presentation and have the right experience for the job,...

  • Assistente Técnico

    3 semanas atrás

    Faro, Portugal Junta de Freguesia de Alcantarilha e Pêra Tempo inteiro

    **Código da Oferta**: - OE202406/0161**Tipo Oferta**: - Procedimento Concursal Comum**Estado**: - Ativa**Nível Orgânico**: - Juntas de Freguesia**Órgão/Serviço**: - Junta de Freguesia de Alcantarilha e Pêra**Vínculo**: - CTFP por tempo indeterminado**Regime**: - Carreiras Gerais**Carreira**: - Assistente Técnico**Categoria**: - Assistente...

  • Assistente Técnico

    2 meses atrás

    Faro, Portugal Câmara Municipal de Tavira Tempo inteiro

    **Código da Oferta**: - OE202307/0967**Tipo Oferta**: - Procedimento Concursal Comum**Estado**: - Ativa**Nível Orgânico**: - Câmaras Municipais**Órgão/Serviço**: - Câmara Municipal de Tavira**Vínculo**: - CTFP por tempo indeterminado**Regime**: - Carreiras Gerais**Carreira**: - Assistente Técnico**Categoria**: - Assistente Técnico**Grau...

  • Secretário Administrativo E Executivo

    4 semanas atrás

    Faro, Portugal Iefponline Tempo inteiro

    We are on the lookout for a driven Secretário Administrativo e Executivo (M/F) to join our productive team at Iefponline in Portimão. Growing your career as a Full Time Secretário Administrativo e Executivo (M/F) is an awesome opportunity to develop competitive skills. If you are strong in teamwork, presentation and have the right experience for the job,...

  • Secretário Administrativo E Executivo

    3 semanas atrás

    Faro, Portugal Iefponline Tempo inteiro

    We are on the lookout for a driven Secretário Administrativo e Executivo (M/F) to join our productive team at Iefponline in Portimão. Growing your career as a Full Time Secretário Administrativo e Executivo (M/F) is an awesome opportunity to develop competitive skills. If you are strong in teamwork, presentation and have the right experience for the job,...

  • Assistente Administrativo

    2 meses atrás

    Faro, Portugal Huork.Com Tempo inteiro

    Assistente Administrativo Local: Lagos Salário a definir Fuunções: O profissional a admitir desempenhará tarefas administrativas essenciais ao departamento em que será inserido, nomeadamente a compilação e tratamento de dados, preparação de documentos diversos, arquivo, preparação de processos e atendimento telefónico. Requisitos: - Formação...

  • Assistente Administrativo

    3 semanas atrás

    Faro, Portugal Huork.com Tempo inteiro

    Assistente Administrativo **Local**: Lagos Salário a definir Fuunções: O profissional a admitir desempenhará tarefas administrativas essenciais ao departamento em que será inserido, nomeadamente a compilação e tratamento de dados, preparação de documentos diversos, arquivo, preparação de processos e atendimento telefónico. **Requisitos**: -...

  • Assistente Administrativo

    2 meses atrás

    Faro, Portugal Huork.com Tempo inteiro

    Assistente Administrativo **Local**: Lagos Salário a definir Fuunções: O profissional a admitir desempenhará tarefas administrativas essenciais ao departamento em que será inserido, nomeadamente a compilação e tratamento de dados, preparação de documentos diversos, arquivo, preparação de processos e atendimento telefónico. **Requisitos**: -...

  • Assistente Administrativo

    4 semanas atrás

    Faro, Portugal Timing Tempo inteiro

    A TIMING, Empresa de Trabalho Temporário e Gestão de Recursos Humanos, com escritórios de Norte a Sul de Portugal, encontra-se a recrutar para prestigiada empresa sua cliente:Assistente Administrativo (M/F) - Tavira Estamos à procura de um assistente administrativo dinâmico e organizado para se juntar à nossa equipa. O candidato ideal será...

  • Assistente Administrativo

    1 semana atrás

    Faro, Portugal Timing Tempo inteiro

    A TIMING, Empresa de Trabalho Temporário e Gestão de Recursos Humanos, com escritórios de Norte a Sul de Portugal, encontra-se a recrutar para prestigiada empresa sua cliente:Assistente Administrativo (M/F) - Tavira Estamos à procura de um assistente administrativo dinâmico e organizado para se juntar à nossa equipa. O candidato ideal será...

  • Assistente Administrativo

    3 semanas atrás

    Faro, Portugal Timing Tempo inteiro

    A TIMING, Empresa de Trabalho Temporário e Gestão de Recursos Humanos, com escritórios de Norte a Sul de Portugal, encontra-se a recrutar para prestigiada empresa sua cliente:Assistente Administrativo (M/F) - Tavira Estamos à procura de um assistente administrativo dinâmico e organizado para se juntar à nossa equipa. O candidato ideal será...

  • Assistente Administrativa

    2 semanas atrás

    Faro, Portugal Huork.com Tempo inteiro

    Assistente Administrativa **Local**: Faro Salário: Damos excelente remuneração e boas condições de trabalho. Requisitos: - Disponibilidade imediata; - Masculino ou feminino; - Facilidade em trabalhar em equipa; - Dinâmica(o) e funcional; - 100% língua portuguesa; - Totalmente responsável e disponível.

  • Assistente Administrativo(a)

    3 semanas atrás

    Faro, Portugal Hotel D. Filipa Tempo inteiro

    A JJW Hotels & Resorts é uma cadeia internacional com presença em vários países da Europa. Em Portugal o grupo tem uma forte presença no Algarve, sendo representado por várias propriedades de luxo tais como Dona Filipa Hotel, Formosa Park Hotel, Penina Hotel & Golf Resort e ainda pelos emblemáticos campos de golfe de San Lorenzo e Pinheiros...

  • Assistente Administrativo(a)

    2 meses atrás

    Faro, Portugal Hotel D. Filipa Tempo inteiro

    A JJW Hotels & Resorts é uma cadeia internacional com presença em vários países da Europa. Em Portugal o grupo tem uma forte presença no Algarve, sendo representado por várias propriedades de luxo tais como Dona Filipa Hotel, Formosa Park Hotel, Penina Hotel & Golf Resort e ainda pelos emblemáticos campos de golfe de San Lorenzo e Pinheiros...

  • Assistente Administrativa(o)

    3 semanas atrás

    Faro, Portugal Huork.com Tempo inteiro

    **Local**: Albufeira **Empresa de consultoria recruta para o seu escritório de Albufeira, Assistente administrativo (a), jovem dinâmico(a) com capacidade de aprendizagem e sentido de responsabilidade. Experiência no atendimento ao cliente em Inglês e Francês. Arquivo e tratamento de correspondência física e eletrónica. Carta de condução. Bons...

  • Assistente Administrativa

    1 semana atrás

    Faro, Portugal AQUALAB - Laboratório Clínico e de Saúde Pública, SA Tempo inteiro

    O grupo Aqualab procura um/a Assistente Administrativo/a, com disponibilidade imediata, para integrar a equipa do seu laboratório em Faro. A vaga é para uma substituição Licença de Maternidade Principais tarefas Atendimento ao público; Apoio aos diversos processos administrativos da empresa; Suporte ao processo de faturação Competências...

  • Assistente Administrativa

    2 meses atrás

    Faro, Portugal Huork.com Tempo inteiro

    Assistente Administrativa Local: Faro Salário: Damos excelente remuneração e boas condições de trabalho. Requisitos : - Disponibilidade imediata; - Masculino ou feminino; - Facilidade em trabalhar em equipa; - Dinâmica(o) e funcional; - 100% língua portuguesa; - Totalmente responsável e disponível.

  • Assistente Administrativa

    3 semanas atrás

    Faro, Portugal Huork.com Tempo inteiro

    Assistente Administrativa Local: Faro Salário: Damos excelente remuneração e boas condições de trabalho. Requisitos : - Disponibilidade imediata; - Masculino ou feminino; - Facilidade em trabalhar em equipa; - Dinâmica(o) e funcional; - 100% língua portuguesa; - Totalmente responsável e disponível.

  • Assistente Administrativa(o)

    1 semana atrás

    Faro, Portugal Huork Tempo inteiro

    Local: Albufeira**Empresa de consultoria recruta para o seu escritório de Albufeira, Assistente administrativo (a), jovem dinâmico(a) com capacidade de aprendizagem e sentido de responsabilidade.Experiência no atendimento ao cliente em Inglês e Francês.Arquivo e tratamento de correspondência física e eletrónica. Carta de condução.Bons conhecimentos...