Administrative Assistant

1 semana atrás

Alfragide, Lisboa, Portugal Swivel Secure Europe Unipessoal Lda Tempo inteiro
Swivel Secure is an industry leader in authentication solutions. Founded in 2001, Swivel Secure protects thousands of organisations in over 54 countries.

The award winning AuthControl Sentry delivers multi-factor authentication (MFA), combined with single sign-on and risk-based authentication for intelligently securing cloud and on-premises architecture.

We are currently seeking a highly organized and detail-oriented individual to join our team as an Administrative Assistant.

As an Administrative Assistant, you will provide essential support to our organization, helping to ensure smooth day-to-day operations and efficient workflow.

You will be responsible for a wide range of administrative tasks and play a crucial role in maintaining effective communication within the company and with external stakeholders.


Responsibilities:

  • General Administrative Support:_ Perform various administrative tasks such as managing calendars, scheduling meetings, answering phone calls, and handling correspondence. Maintain electronic and physical filing systems, ensuring documents are accurately organized and easily accessible.
  • Data Management:_ Assist in data entry and management tasks, including updating databases, spreadsheets, and other records. Help maintain accurate and uptodate information, generating reports as required.
  • Communication and Coordination: _Act as a liaison between departments, team members, clients, and external parties. Coordinate internal and external meetings, conferences, and events, ensuring all logistics are taken care of. Prepare and distribute meeting agendas, minutes, and other relevant materials.
  • Office Operations:_ Support office operations by ordering and maintaining supplies and sending, receiving and stock control of tokens. Assist with travel arrangements, accommodation bookings, and expense tracking for staff members.
  • Documentation and Reporting:_ Assist in the preparation, formatting, and proofreading of various documents, including reports, presentations, and proposals. Compile and analyse data to support decisionmaking processes and assist with the creation of comprehensive reports.

Requirements:

  • High school diploma or equivalent; additional education or certifications in office administration or related field is a plus.
  • Proven experience as an administrative assistant, secretary, or similar role is preferred.
  • Proficient in using productivity software such as Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint) and familiarity with office equipment (e.g., printers, scanners).
  • Excellent communication skills, both written and verbal, with a strong attention to detail.
  • Outstanding organizational and time management abilities, with the capability to multitask and prioritize effectively.
  • Demonstrated problemsolving skills and the ability to work independently or as part of a team.
  • Strong interpersonal skills and a friendly, professional behaviour.
  • Discretion and confidentiality when handling sensitive information.


If you thrive in a fast-paced environment, enjoy supporting others, and possess exceptional organizational skills, this administrative assistant position offers an opportunity to contribute to a dynamic team and make a valuable impact on the organization's overall success.

We offer a supportive work environment, and opportunities for growth and professional development.

For the first 3 months we offer a compensation of one minimum salary per month (760,00 EUR). After this period, the salary can be reviewed according to the person's progress in the position.

Working hours: 09:00 - 18:00 from Monday to Friday.

100% on-site in Amadora / Lisbon.

Job Types:
Full-time, Permanent

Salary: 760.00€ € per month

Expected Start Date: 01/07/2023

  • Assistant Category Manager

    2 semanas atrás

    Alfragide, Lisboa, Portugal Egor Tempo inteiro

    A Egor encontra-se a recrutar um Assistant Category Manager, para prestigiada empresa no setor do retalho alimentar, na zona de Lisboa.FUNÇÃO Assistant Category Manager MeatMISSÃO Integrado no Departamento de Offer Management e reportando diretamente ao Category Manager, compete a este profissional prestar suporte administrativo e apoiar o Category...

  • Assistant Category Manager

    1 semana atrás

    Alfragide, Lisboa, Portugal Egor Tempo inteiro

    A Egor encontra-se a recrutar um Assistant Category Manager, para prestigiada empresa no setor do retalho alimentar, na zona de Lisboa.MISSÃO Integrado no Departamento de Offer Management e reportando diretamente ao Category Manager, compete a este profissional prestar suporte administrativo e apoiar o Category Manager, garantindo o desenvolvimento do...

  • Team Assistant

    2 semanas atrás

    Alfragide, Lisboa, Portugal Kelly Services-Portugal Tempo inteiro

    Publicado- 28-Apr-2023- Salário- Localização- Alfragide- Categoria- Temporário/Contrato- Sector- Administrativo e Secretariado- Referência- BBBH588504Descrição:Contrato: Temporário com continuidade (full-time)Localização: Alfragide, PortugalLocal de trabalho: PresencialSalário: Vencimento Base + Subsídio de AlimentaçãoDescrição da...

  • Team Assistant

    1 semana atrás

    Alfragide, Lisboa, Portugal Kelly Services-Portugal Tempo inteiro

    Publicado- 12-May-2023- Salário- Localização- Alfragide- Categoria- Temporário/Contrato- Sector- Administrativo e Secretariado- Referência- BBBH588504Descrição:Contrato: Temporário com continuidade (full-time)Localização: Alfragide, PortugalLocal de trabalho: PresencialSalário: Vencimento Base + Subsídio de AlimentaçãoDescrição da...

  • Team Assistant

    2 semanas atrás

    Alfragide, Lisboa, Portugal Kelly Services-Portugal Tempo inteiro

    Publicado- 17-Mar-2023- Salário- Localização- Alfragide- Categoria- Temporário/Contrato- Sector- Administrativo e Secretariado- Referência- BBBH588504Descrição:Contrato: Temporário com continuidade (full-time)Localização: Alfragide, PortugalLocal de trabalho: PresencialSalário: Vencimento Base + Subsídio de AlimentaçãoDescrição da...

  • Assistant Category Manager

    2 meses atrás

    Alfragide, Portugal Egor Tempo inteiro

    **A Egor encontra-se a recrutar um Assistant Category Manager, para prestigiada empresa no setor do retalho alimentar, na zona de Lisboa.** **FUNÇÃO** - Assistant Category Manager - Meat **MISSÃO** - Integrado no Departamento de Offer Management e reportando diretamente ao Category Manager, compete a este profissional prestar suporte administrativo e...

  • Assistant Category Manager

    2 meses atrás

    Alfragide, Portugal Egor Tempo inteiro

    **A Egor encontra-se a recrutar um Assistant Category Manager, para prestigiada empresa no setor do retalho alimentar, na zona de Lisboa.** **MISSÃO** - Integrado no Departamento de Offer Management e reportando diretamente ao Category Manager, compete a este profissional prestar suporte administrativo e apoiar o Category Manager, garantindo o...

  • Assistant Category Manager

    Há 8 horas

    Alfragide, Portugal Egor Tempo inteiro

    **A Egor encontra-se a recrutar um Assistant Category Manager, para prestigiada empresa no setor do retalho alimentar, na zona de Lisboa.** **MISSÃO** - Integrado no Departamento de Offer Management e reportando diretamente ao Category Manager, compete a este profissional prestar suporte administrativo e apoiar o Category Manager, garantindo o...

  • Office Assistant

    3 semanas atrás

    Alfragide, Portugal Experis Tempo inteiro

    Reportando ao coordenador do departamento, será responsável por: - Apoio na gestão de eventos (pedidos de orçamentos e adjudicação a fornecedores); - Apoio na colocação de notas de encomenda e respectivo acompanhamento do processo de compras; - Apoio na marcação de viagens; - Tarefas logísticas: controlo de stocks, substituições e entregas de...

  • Team Assistant

    2 meses atrás

    Alfragide, Portugal Kelly Services-Portugal Tempo inteiro

    Publicado- 05-May-2023- Salário- Localização- Alfragide- Categoria- Temporário/Contrato- Sector- Administrativo e Secretariado- Referência- BBBH588504**Descrição**: **Contrato**: Temporário com continuidade (full-time) **Localização**: Alfragide, Portugal **Local de trabalho**: Presencial **Salário**: Vencimento Base + Subsídio de...

  • Team Assistant

    2 meses atrás

    Alfragide, Portugal Kelly Services-Portugal Tempo inteiro

    Publicado- 10-Mar-2023- Salário- Localização- Alfragide- Categoria- Temporário/Contrato- Sector- Administrativo e Secretariado- Referência- BBBH588504**Descrição**: **Contrato**: Temporário com continuidade (full-time) **Localização**: Alfragide, Portugal **Local de trabalho**: Presencial **Salário**: Vencimento Base + Subsídio de...

  • Team Assistant

    3 semanas atrás

    Alfragide, Portugal Kelly Services-Portugal Tempo inteiro

    Publicado- 17-Mar-2023- Salário- Localização- Alfragide- Categoria- Temporário/Contrato- Sector- Administrativo e Secretariado- Referência- BBBH588504**Descrição**: **Contrato**: Temporário com continuidade (full-time) **Localização**: Alfragide, Portugal **Local de trabalho**: Presencial **Salário**: Vencimento Base + Subsídio de...

  • Team Assistant

    3 semanas atrás

    Alfragide, Portugal Kelly Services-Portugal Tempo inteiro

    Publicado- 12-May-2023- Salário- Localização- Alfragide- Categoria- Temporário/Contrato- Sector- Administrativo e Secretariado- Referência- BBBH588504**Descrição**: **Contrato**: Temporário com continuidade (full-time) **Localização**: Alfragide, Portugal **Local de trabalho**: Presencial **Salário**: Vencimento Base + Subsídio de...