Assistente Administrativo para a Direção de Planeamento, Controlo de Gestão e Qualidade

Gestão de Procedimentos e Documentação Técnica

• Reorganizar e manter atualizada a biblioteca de normas IPQ.
• Atualizar listagens de normas e documentação técnica.
• Criar, gerir e manter a biblioteca digital em SharePoint.
• Assegurar a articulação com o IPQ para aquisição de normas e outra documentação técnica.

Gestão Documental

• Recolher e organizar a documentação utilizada pelas várias áreas da empresa (procedimentos, instruções de trabalho, impressos, manuais, especificações técnicas, entre outros).
• Adaptar a documentação aos requisitos da gestão documental da organização, assegurando a correta utilização de templates, formatação, codificação e controlo documental.
• Coordenar a solicitação de pareceres às diferentes áreas sobre documentos e normas, acompanhando as respetivas respostas.
• Garantir a manutenção e atualização do controlo documental.
• Assegurar o arquivo e organização de aprovações e demais documentação do sistema.

Suporte ao Sistema de Gestão Integrado (SGI)

• Apoiar a atualização de documentos simples do SGI.
• Registar e acompanhar constatações na base de dados interna.
• Apoiar a recolha e consolidação de dados para indicadores, monitorização de desempenho e relatórios de gestão.

Gestão de Plataformas e Acessos

• Assegurar a manutenção e atualização do site da área da qualidade.
• Gerir acessos e permissões em plataformas como SharePoint, SGI, Siawise e outras aplicações de suporte.
• Prestar apoio logístico à preparação e realização de auditorias internas e externas.
• Efetuar agendamentos, reservas de salas, organização de refeições, transportes, estacionamentos e acessos.
• Acompanhar auditores sempre que necessário.
• Organização logística de reuniões, incluindo marcações, preparação de salas e documentação de suporte.
• Apoio administrativo às atividades correntes do Departamento de Qualidade.

Habilitações

• 12.º ano de escolaridade ou formação profissional de nível 4 ou 5 na área da Gestão da Qualidade, Gestão Administrativa ou área equivalente.
• Valorizam-se conhecimentos de Sistemas de Gestão da Qualidade e normas ISO.

Experiência e Conhecimentos

• Experiência em funções administrativas, preferencialmente em contexto de sistemas de gestão ou qualidade.
• Conhecimentos de gestão documental e controlo de documentos.
• Bons conhecimentos de Microsoft Office, em particular Excel, Word e Outlook.
• Conhecimentos de sistemas de gestão da qualidade e documentação normativa (preferencial).
• Facilidade na utilização de plataformas digitais e bases de dados.

Competências Pessoais

• Elevado sentido de organização e rigor.
• Capacidade de planeamento e gestão de prioridades.
• Atenção ao detalhe.
• Boa capacidade de comunicação e relacionamento interpessoal.
• Espírito de equipa e colaboração.
• Proatividade, autonomia e sentido de responsabilidade.
• Capacidade de trabalhar com informação confidencial.

Todas as candidaturas serão tratadas com confidencialidade ao abrigo do Regulamento Geral de Proteção de Dados. Os dados recolhidos destinam-se apenas ao recrutamento e seleção e serão conservados apenas durante o período necessário a esse propósito.