Secretário Administrativo E Executivo

Organização do escritório: Organização física do espaço de trabalho para otimizar os espaços de trabalho, Atualizar e manter um sistema de arquivo, Manutenção do inventário Comunicação: contacto com entidades, fornecedores e clientes - emails e chamadas telefónicas;comunicação com os diferentes departamentos, entidades;Organizar chamadas Zoom conforme necessário com clientes e outras partes interessadas; Transmitir mensagens a entidades governamentais, fornecedores e clientesAdministração: Atualizar e manter os sistemas de arquivo/registo e bases de dados necessários, Apoio administrativo dos projetosOutras Responsabilidades: Gestão de calendário das atividades do escritório, Organizar e coordenar reuniões de escritório e reuniões com clientes, com elaboração de atas conforme necessário, Responsável por fazer marcações (voos, alojamento, inscrição em conferências, restaurantes), Registo de contabilidade básica Uso de Documentos
Localizar a Informação necessária num documento
Preencher ou criar tabelas e gráficos
Comunicação Oral
Compreender informação transmitida oralmente, como por exemplo instruções de trabalho detalhadas
Comunicar oralmente em diferente situações e para audiências variadas, adaptando o tom e o vocabulário
Comunicação Escrita
Registar informação, escrevendo textos breves
Escrever textos, utilizando um formato estruturado, como cartas e memorandos
Relacionamento com os Outros
Cooperar com os outros no seu trabalho
Trabalhar em equipa de forma a atingir objetivos comuns, demonstrando respeito pelas ideias dos outros e colaborando na resolução de conflitos
Resolução de Problemas
Reconhecer e identificar problemas
Identificar várias opções para resolver um problema
Escolher a melhor decisão e implementá-la
Tecnologias de Informação
Utilizar software de processamento de texto, folhas de cálculo, criação de apresentações, programas de e-mail e browsers para navegar na internet
Aprendizagem Autónoma
Aprender em ambiente de trabalho
Procurar oportunidades, materiais e recursos de aprendizagem
Gestão de Recursos
Gerir o próprio tempo
Gerir os indivíduos em contexto de trabalho