Meeting support generalist

Poucas viagens são mais emocionantes do que aquelas que fazemos diariamente, com milhares de profissionais, que unem talento e paixão para ajudar a realizar os sonhos dos nossos viajantes. O nosso objetivo é que o entusiasmo pelo nosso trabalho seja refletido na excelência e no compromisso com os nossos clientes.Na Ávoris Corporación Empresarial entendemos que a melhor forma de servir os nossos clientes começa por fazer com que a nossa equipa desfrute e seja apaixonada pelo seu trabalho. Neste momento, naBCD Meetings & Events (equipa pharma)estamos a recrutar para várias funções nos nossos escritórios de Lisboa, a saber:DESCRIÇÃO DAS FUNÇÕES[1] Meeting Support Generalist (MSG) Responsável pelo desenvolvimento, planeamento e execução de reuniões e eventos para o cliente, garantindo a excelência operacional em todas as fases do processo. Esta função exige fortes competências em gestão de projetos e relacionamento com clientes, bem como a capacidade de cumprir prazos rigorosos para assegurar o sucesso dos eventos. O MSG atua como ponto de contacto diário com o cliente, oferecendo aconselhamento sobre boas práticas, conformidade e estratégias de otimização de custos para garantir o sucesso dos eventos, gerindo simultaneamente vários programas/eventos. Entre as suas principais responsabilidades incluem-se: Planeamento, coordenação e acompanhamento de eventos; Pesquisa e contratação de locais para eventos; Elaboração e gestão de orçamentos: Definir, atualizar e comunicar orçamentos ao longo das fases de planeamento e execução, assegurando o orçamento final reconciliado; Desenvolvimento de websites dedicados aos eventos; Gestão de participantes e allotments de alojamento; Procura e reserva de restaurantes e venues exclusivos. Identificar e coordenar todas as necessidades do evento (set up das salas, horários das atividades, equipamentos audiovisuais, seleção de menus, eventos e atividades no local e fora dele, operações com DMCs, eventos especiais, transportes terrestres, entregas nos quartos e requisitos para convidados VIP, conforme necessário). Reporting & Compliance: garantir o cumprimento de todos os prazos, requisitos de reporting e cumprimento de regras de compliance. Esta função desempenha um papel estratégico, servindo como recurso ágil para colmatar lacunas nas ofertas atuais e liderando a expansão da empresa para serviços integrados de planeamento de reuniões.[2] Project Accountant (PA) Prepara e finaliza todas as faturas finais e os requisitos mensais das contas atribuídas, em estreita colaboração com os Meetings Support Generalist e o Compliance Manager. Assegura que a gestão financeira de cada projecto/evento é realizada dentro dos prazos estabelecidos e em conformidade com os requisitos internos. Comunica com fornecedores e as equipas de projetos para recolher recibos e documentação de despesas, resolver pagamentos pendentes e esclarecer dúvidas relacionadas com os custos dos eventos. Apoia também na reconciliação mensal das despesas, garantindo a exatidão e integridade dos dados financeiros.[3] Delegate Manager (DM) É responsável por apoiar o planeamento de reuniões, incentivos e eventos de sucesso para uma variedade de clientes da área deLife Sciences , gerindo o processo de registo. Manterá um elevado nível de serviço ao cliente e aos participantes nas reuniões, que podem incluir profissionais de saúde externos. Encarregue pela gestão de plataformas / websites de registo e comunicação digital, com o envio convites eletrónicos e confirmações para cada evento atribuído, entre outros.[4] Compliance Manager (CM) É responsável por acompanhar e monitorizar o cumprimento das normas decompliance,que devem estar em conformidade com leis, regulamentos, políticas internas e códigos de conduta. Irá realizar auditorias mensais aos ficheiros dos eventos, identificando e resolvendo eventuais discrepâncias. Este processo inclui, entre outros, reuniões farmacêuticas com participação de profissionais de saúde.Está interessada(o) em trabalhar na empresa líder do setor e cumpre os seguintes requisitos?REQUISITOS Formação mínima: Ensino Secundário - 12o Ano ou similar Tempo mínimo de experiência: mínimo de três (3) anos de experiência em organização de reuniões e eventos. Residência: Distrito de Lisboa Boa capacidade de comunicação, apresentação e organização Valorizamos especialmente a experiência prévia em funções semelhantes e o conhecimento na organização de eventos no setor farmacêutico e de saúde, pela sua contribuição prática e capacidade de rápida adaptação ao cargo. Forte auto motivação, elevado nível de compromisso, mentalidade positiva e personalidade orientada para a solução; Fortes capacidades de comunicação com clientes e parceiros; Sólidas competências analíticas e organizacionais; analisar, definir direcções e executar; Capacidade de trabalhar independentemente e sob pressão, pensar em soluções com uma mentalidade "hands-on" and "can do"; Comunicação escrita e verbal em inglês e espanhol é solicitada; Literacia avançada em soluções digitais ligadas à área de gestão de projectos e bons conhecimentos de Microsoft 365; Experiência prévia na plataforma Cvent será valorizada; Formação e experiência GDS AMADEUS e/ou Galileu; Flexibilidade para trabalhar para além da descrição das suas funções, a fim de apoiar o negócio em geral e de desenvolver as suas competências e conhecimentos; Disponibilidade de viajar e apoiar a gestão de eventos em Portugal e no estrangeiro;Requisitos - BónusQuem provar ter conhecimentos de compliance da indústria farmacêutica/healthcare têm vantagem neste recrutamento. O que podemos oferecer como troca do seu compromisso e confiança? Formação inicial nos sistemas internos Pacote salarial de acordo com os requisitos Presença no escritório de forma híbrida Pacote Interno de vantagensSomos uma organização comprometida com a igualdade de oportunidades. Na Ávoris Corporación Empresarial, acreditamos e praticamos o respeito pelas pessoas que compõem a empresa, pelo que o nosso compromisso passa por: Oferecer um ambiente seguro, respeitoso e confiável. Promover a igualdade de oportunidades, contribuindo para o pleno desenvolvimento profissional, independentemente do sexo, género, orientação sexual, raça, crenças, nacionalidade, estado civil, idade ou qualquer outro fator diferenciador da pessoa. Trabalhar para que a diversidade e a inclusão das pessoas representem um valor significativo para o grupo. Promover as melhores práticas em matéria de gestão de pessoas.