Assistente Administrativa

Título do Cargo: Assistente AdministrativaLocalização: Porto, PortugalTipo: Full-time (100% Presencial)Requisito de Idioma: Inglês fluente e perfeito, escrito e falado (obrigatório) Descrição Geral: Estamos à procura de uma Assistente Administrativa altamente organizada, com atenção ao detalhe e forte capacidade de comunicação, para apoiar as operações diárias do escritório e os processos relacionados com projetos em curso, especialmente ligados ao setor de desenvolvimento imobiliário e hoteleiro. Esta é uma função multifacetada, que combina tarefas administrativas recorrentes com apoio à gestão e execução de projetos, incluindo contacto com fornecedores, preparação de documentos, e acompanhamento de prazos e processos administrativos. A função é 100% presencial, com base no escritório no Porto, Portugal. Principais Responsabilidades:Suporte Administrativo Geral: Atualizar registos internos, como faturas, folhas de ponto, despesas e contratos Comunicar com fornecedores e prestadores de serviços para solicitar orçamentos, organizar documentação e acompanhar entregas Apoiar na preparação de pagamentos, reconciliação de despesas e tarefas administrativas de contabilidade Organizar e manter sistemas de arquivos digitais (Google Drive, Dropbox, etc.) Gerir tarefas administrativas do escritório e apoiar na logística de reuniões e visitas Apoio à Gestão de Projetos: Preparar documentos, pastas e agendas para projetos em curso Apoiar no acompanhamento de cronogramas, tarefas e prazos de projeto Ajudar na compilação de documentos técnicos e submissões oficiais (licenciamentos, candidaturas) Auxiliar na coordenação de reuniões de projeto, visitas a fornecedores e atividades no terreno Realizar pesquisas para identificar fornecedores e recolher propostas para orçamentos comparativos Apoiar na elaboração de relatórios de progresso e materiais de apoio à gestão Requisitos: Mínimo de 2 anos de experiência em funções administrativas ou de apoio a gestão de projetos Formação ou experiência em áreas como arquitetura, engenharia, gestão, administração ou áreas afins é valorizada Domínio total do inglês, escrito e falado (obrigatório) Excelentes capacidades organizativas, atenção ao detalhe e proatividade Bons conhecimentos de Microsoft Office ou Google Workspace (Docs, Sheets, Drive) Comodidade no uso de plataformas digitais e ferramentas de organização de tarefas Residência no Porto, Portugal, com total disponibilidade para trabalho presencial (sem opção remota) Diferenciais (não obrigatórios): Experiência com processos administrativos em projetos de construção, arquitetura ou imobiliário Facilidade em lidar com documentação oficial, submissões ou candidaturas institucionais Interesse por áreas como hotelaria, património histórico e enoturismo Carta de condução e autonomia para se deslocar a reuniões ou obras (ocasionalmente) O que Oferecemos: Posição estável num ambiente profissional, estruturado e colaborativo Envolvimento em projetos únicos e desafiantes, com ligação a património e turismo Oportunidade de desenvolvimento em áreas de administração, gestão de projetos e operações Escritório central no Porto, com equipa internacional e ambiente dinâmico Se tem paixão por organização, gosta de apoiar projetos de impacto e procura um papel com variedade e responsabilidade, gostaríamos de conhecê-la. Job Type: Full-time Pay: 920.00€ - 1,000.00€ per month Work Location: In person