Rececionista Administrativa

2 semanas atrás

Lisboa, Lisboa, Portugal Antas da Cunha Ecija Tempo inteiro

Posição
Rececionista Administrativa

Local Lisboa

Disponibilidade Imediata

Na
ANTAS DA CUNHA ECIJA

, acreditamos que o profissionalismo começa no primeiro contacto. Somos uma Sociedade dinâmica e em crescimento, reconhecida pela excelência técnica, pela relação de proximidade com os clientes e por uma cultura interna colaborativa e humana. Valorizamos pessoas empenhadas, comunicativas e organizadas, que partilhem connosco o compromisso de prestar um serviço de qualidade e de representar com distinção a Sociedade. Se procuras integrar uma equipa onde o rigor, a confiança e o espírito de equipa andam de mãos dadas, esta oportunidade é para ti.

FUNÇÕES

Atendimento ao Cliente

  • Receber visitantes, clientes e fornecedores, garantindo um acolhimento.

  • Responder e encaminhar chamadas telefónicas, e-mails.

Gestão de Correspondência

  • Receber, classificar e distribuir correspondência e entregas internas e externas.

  • Preparar e enviar correspondência oficial da empresa, como cartas, encomendas e e-mails.

Suporte Administrativo

  • Auxiliar em tarefas administrativas diárias, como agendamento de reuniões, preparação de documentos e gestão de arquivos.

  • Manter atualizados os registos e sistemas de arquivo.

  • Gerir a agenda, marcando compromissos e reuniões.

Gestão de Salas de Reunião

  • Gerir a reserva de salas de reunião, garantindo que as mesmas estão preparadas e equipadas conforme necessário.

  • Assegurar que os materiais e equipamentos audiovisuais estão disponíveis e funcionais.

Gestão de Materiais de Escritório

  • Monitorizar e gerir o inventário de materiais de escritório, realizando pedidos de reabastecimento conforme necessário.

  • Garantir que as áreas comuns do escritório estão organizadas e munidas dos materiais essenciais.

Gestão de Dados e Relatórios

  • Manter e atualizar bases de dados de fornecedores e outros contactos relevantes.

  • Preparar relatórios periódicos relacionados com as atividades de receção e logísticas.

Suporte em Eventos Internos

  • Auxiliar na organização e execução de eventos internos, como reuniões de equipa, workshops, formações, conferências, etc.

  • Acompanhar visitas técnicas de fornecedores às instalações.

Cumprimento de Políticas e Procedimentos

  • Garantir o cumprimento das políticas e procedimentos internos da empresa.

  • Garantir o cumprimento do protocolo de atendimento.

Assistência às Equipas de Gestão

  • Auxiliar em tarefas se relacionem com outras áreas de gestão, como a calendarização de entrevistas, apoio em eventos, organização documental, etc.

  • Manter a confidencialidade e a integridade dos dados dos funcionários e clientes.

REQUISITOS

Formação

  • Habilitação mínima ao nível do 12.º ano de escolaridade (formação superior é valorizada).

  • Experiência anterior em funções de receção, atendimento ao público ou secretariado.

  • Domínio de ferramentas informáticas (Microsoft Office, Outlook).

  • Domínio da língua inglesa (falada e escrita); outros idiomas serão valorizados.

Competências Comportamentais

  • Excelente apresentação pessoal e postura profissional.

  • Capacidade de comunicação clara, empática e cordial.

  • Forte sentido de organização, responsabilidade e confidencialidade.

  • Espírito de acolhimento e serviço ao cliente.

  • Autonomia e proatividade na resolução de imprevistos.

  • Capacidade de trabalhar em equipa e de se adaptar a diferentes ritmos e contextos.

Outros aspetos valorizados

  • Formação complementar em atendimento ao público, comunicação ou relações interpessoais.

  • Experiência em ambientes corporativos, jurídicos, de saúde ou hotelaria.

  • Rececionista Administrativa

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