Front Desk

Venture X Portugal is a network of premium coworking spaces that offers modern and flexible work environments across multiple locations, including Lisbon. The brand is recognized for delivering tailored solutions for professionals, freelancers, small businesses, and large corporations, with a strong focus on fostering a collaborative and dynamic community.

Venture X spaces feature high-quality infrastructure, including fully equipped meeting rooms, shared common areas, and value-added services such as high-speed internet and front-desk reception, enabling clients to stay focused on productivity, performance, and business growth.

Greeting/Point of Contact

·      Be the first and last point of contact for your building

·      Cover the front desk during business hours

·      Greet and check-in member guests

·      Greet people who come in for tours, track walk-ins, schedule tours, and send confirmation emails

·      Answer phone calls during business hours

·      Walk clients to conference rooms and offer coffee/water while showing them various Venture X amenities.

·      Manage Starter and Virtual Office Member check-ins and check-outs

·      Prepare and distribute promotional brochures to guests/potential members

·      Follow up with potential leads that came in for tours.

·      Answer 'Walk-up' member and guest questions or refer inquirer to additional resources.

Membership Management

·      Work on community initiatives designed to develop connections between members, including member introductions, event support, email and print communications.

·      Be active on the VXos member network.

·      Create a collaborative environment amongst our members through events and personal introductions.

Events and Community Management

·      Make signs for event

·      Assist with set-up and breakdown of events, including ordering food and beverages

·      Prepare newsletter to make sure members are aware of every upcoming event.

Building Operations and Management

·      Assist with move-ins and move-outs; prepare and distribute member welcome info and t-shirts.

·      Assist with building operations and maintenance to ensure highest level of member experience.

·      Answering or assisting with requests that come from members Manage keycard activations and mailbox key replacements Ensuring the building is clean and well kept.

·      Mail and Package responsibilities as needed.

·      Keep coffee fresh and hot throughout the day while keeping the café area as a whole clean and organized.

·      Identify issues for escalation to Community Sales Manager or Owner and document accordingly.

Qualifications

Education
: Bachelor's degree in business management, marketing, or business communication.

Experience
: Office management in real estate, customer management, hospitality, co-working, leasing (commercial or residential), property management that provide the background and experience to efficiently meet all job expectations.

Daily Schedule
: 8:30 AM to 5:30 PM, Monday to Friday.

Estagiário de Associado de Comunidade

A Venture X Portugal é uma rede de espaços de coworking premium, que oferece ambientes de trabalho modernos e flexíveis, com várias localizações, incluindo Lisboa. A marca é conhecida por proporcionar soluções para profissionais, freelancers, pequenas empresas e grandes corporações, com foco em criar uma comunidade colaborativa. Os espaços da Venture X são equipados com infraestruturas de alta qualidade, incluindo salas de reunião, áreas comuns, e serviços adicionais, como internet de alta velocidade e recepção, permitindo que os clientes se concentrem no seu trabalho e crescimento.

Responsabilidades

Recepção/Ponto de Contato

• Ser o primeiro e último ponto de contato do seu Co-working da Venture X.
• Cobrir a recepção durante o horário comercial.
• Recepcionar e fazer o check-in de convidados dos membros.
• Recepcionar pessoas que vêm para visitas, registrar os visitantes e agendar tours, enviando e-mails de confirmação.
• Atender chamadas telefônicas durante o horário comercial.
• Acompanhar clientes até as salas de conferência e oferecer café/água enquanto apresenta as diversas comodidades do Venture X.
• Gerenciar check-ins e check-outs de Membros Iniciais e Membros de Escritório Virtual.
• Preparar e distribuir brochuras promocionais para visitantes/potenciais membros.
• Fazer o acompanhamento com possíveis clientes que vieram para tours.
• Responder a perguntas de membros e convidados ou direcioná-los para outros recursos.

Gestão de Membros

• Trabalhar em iniciativas comunitárias voltadas a desenvolver conexões entre os membros, incluindo apresentações de membros, apoio a eventos, e comunicações por e-mail e impressas.
• Ser ativo na rede de membros VXos.
• Criar um ambiente colaborativo entre nossos membros por meio de eventos e apresentações pessoais.

Gestão de Eventos e Comunidade

• Criar placas para eventos.
• Ajudar na organização e desmontagem de eventos, incluindo a encomenda de comida e bebidas.
• Preparar boletins informativos para garantir que os membros estejam cientes de todos os eventos futuros.

Operações e Gestão do Co-working

• Auxiliar em mudanças de entrada e saída; preparar e distribuir informações de boas-vindas e camisetas aos membros.
• Ajudar nas operações e manutenção do Co-working para garantir o mais alto nível de experiência para os membros.
• Atender ou ajudar com solicitações dos membros.
• Gerenciar ativações de cartões-chave e substituições de chaves de caixas de correio.
• Garantir que o Co-working esteja limpo e bem cuidado.
• Responsabilidades de correio e pacotes conforme necessário.
• Manter o café fresco e quente ao longo do dia, enquanto mantém a área do café limpa e organizada.
• Identificar problemas para escalonamento ao Gerente de Vendas da Comunidade ou Proprietário e documentar adequadamente.

Qualificações

Educação:
 Licenciatura em gestão de empresas, marketing, comunicação empresarial.

Experiência:
 Gestão de escritório em imóveis, gestão de clientes, hospitalidade, co-working, leasing (comercial ou residencial), gestão de propriedades que forneçam o histórico e experiência para desempenhar eficientemente todas as expectativas do trabalho.

Horário diário 8:30 às 17:30, segunda a sexta-feira.