Responsable administratif

Há 4 dias

Maia Porto, Portugal Friendly Factories Tempo inteiro

Job Title

: Admin and Finance Manager  

Location

: Maia, Portugal

Employment Type

: Full Time

About the Role

At Friendly Group (Friendly Factories, Friendly Studio and Friendly Wear), we are looking for a highly organized and detail-oriented Administrative and Finance Manager to support our CEO with administrative and finance tasks related to invoicing, payments follow-up, coordination with the accountant, and general office management. The ideal candidate must have experience in the textile industry and know how to handle import/export documentation, invoice processing, and ensure compliance with regulatory requirements. 

Key Responsibilities

Invoicing management and administration  

  • Process client and supplier invoices, ensuring accuracy and timely payments.
  • Follow up on outstanding invoices and manage daily payment reconciliations to ensure revenue recognition.
  • Ensure re-invoicing of transportation costs.
  • Maintain organized records of client and supplier invoices and financial documents.
  • Assist with VAT compliance in coordination with external accountants and follow up of VAT reimbursements with the accountants.

Customs administration and logistics  

  • Prepare and submit customs documentation for import/export processes.
  • Ensure compliance with international trade regulations.
  • Handle declarations for customs clearance.
  • Communicate with customs authorities, freight forwarders, and suppliers.

General Administrative Support  

  • Assist with HR related administrative tasks, including sending payroll data to the accountants.
  • Maintain digital document filing systems.
  • Support internal teams with administrative tasks as needed.
  • Communicate with clients and suppliers regarding documentation and payments.

Skills & Qualifications

  • Education: Degree in Business Administration, International Trade or a related field.
  • Experience: Previous experience in administrative roles, preferably in customs, finance, or logistics within manufacturing or sourcing environments.
  • Languages: fluent in Portuguese and English
  • Technical Skills: proficiency in Google Suite and familiarity with customs documentation systems and financial tools.
  • Soft Skills: strong organizational skills, attention to detail, ability to work independently, good communication skills and ability to take ownership of tasks in a small, fast-moving structure

What We Offer

  • A friendly and dynamic work environment where teamwork and collaboration are key.
  • Hands-on experience with real responsibilities from day one.
  • Opportunities to grow, learn, and develop new skills in customs compliance and financial administration.
  • A supportive team that values initiative and problem-solving.

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    Taking care of people is at the heart of everything we do, and we start by taking care of you, our valued colleague. A career at Sedgwick means experiencing our culture of caring. It means having flexibility and time for all the things that are important to you. It’s an opportunity to do something meaningful, each and every day. It’s having support for...

  • Assistant.e Commercial.e Administratif.e

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    Porto, Portugal Yobbo Unipessoal, lda Tempo inteiro

    Yobbo Lda Porto, acteur référent sur le marché français du marketing digital et technologique, recherche les talents d'Assistant.e Commercial.e Administratif.e pour compléter son équipe d’Experts ! Vous avez soif d’aventures, de nouveaux challenges, d’innovations technologiques ? Mais vous voulez aussi trouver une nouvelle famille: - ) Nous...

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