Assistente Administrativo para a Direção de Planeamento, Controlo de Gestão e Qualidade
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Gestão de Procedimentos e Documentação Técnica
Reorganizar e manter atualizada a biblioteca de normas IPQ.
Atualizar listagens de normas e documentação técnica.
Criar, gerir e manter a biblioteca digital em SharePoint.
Assegurar a articulação com o IPQ para aquisição de normas e outra documentação técnica.
Gestão Documental
Recolher e organizar a documentação utilizada pelas várias áreas da empresa (procedimentos, instruções de trabalho, impressos, manuais, especificações técnicas, entre outros).
Adaptar a documentação aos requisitos da gestão documental da organização, assegurando a correta utilização de templates, formatação, codificação e controlo documental.
Coordenar a solicitação de pareceres às diferentes áreas sobre documentos e normas, acompanhando as respetivas respostas.
Garantir a manutenção e atualização do controlo documental.
Assegurar o arquivo e organização de aprovações e demais documentação do sistema.
Suporte ao Sistema de Gestão Integrado (SGI)
Apoiar a atualização de documentos simples do SGI.
Registar e acompanhar constatações na base de dados interna.
Apoiar a recolha e consolidação de dados para indicadores, monitorização de desempenho e relatórios de gestão.
Gestão de Plataformas e Acessos
Assegurar a manutenção e atualização do site da área da qualidade.
Gerir acessos e permissões em plataformas como SharePoint, SGI, Siawise e outras aplicações de suporte.
Prestar apoio logístico à preparação e realização de auditorias internas e externas.
Efetuar agendamentos, reservas de salas, organização de refeições, transportes, estacionamentos e acessos.
Acompanhar auditores sempre que necessário.
Organização logística de reuniões, incluindo marcações, preparação de salas e documentação de suporte.
Apoio administrativo às atividades correntes do Departamento de Qualidade.
Habilitações
12.o ano de escolaridade ou formação profissional de nível 4 ou 5 na área da Gestão da Qualidade, Gestão Administrativa ou área equivalente.
Valorizam-se conhecimentos de Sistemas de Gestão da Qualidade e normas ISO.
Experiência e Conhecimentos
Experiência em funções administrativas, preferencialmente em contexto de sistemas de gestão ou qualidade.
Conhecimentos de gestão documental e controlo de documentos.
Bons conhecimentos de Microsoft Office, em particular Excel, Word e Outlook.
Conhecimentos de sistemas de gestão da qualidade e documentação normativa (preferencial).
Facilidade na utilização de plataformas digitais e bases de dados.
Competências Pessoais
Elevado sentido de organização e rigor.
Capacidade de planeamento e gestão de prioridades.
Atenção ao detalhe.
Boa capacidade de comunicação e relacionamento interpessoal.
Espírito de equipa e colaboração.
Proatividade, autonomia e sentido de responsabilidade.
Capacidade de trabalhar com informação confidencial.
Todas as candidaturas serão tratadas com confidencialidade ao abrigo do Regulamento Geral de Proteção de Dados. Os dados recolhidos destinam-se apenas ao recrutamento e seleção e serão conservados apenas durante o período necessário a esse propósito.