Groups & Events Coordinator

MISSÃO O Hyatt Regency Lisboa procura um/a Groups & Events Coordinator para integrar a equipa de Sales & Events, assegurando a coordenação e acompanhamento de grupos, reuniões e eventos, desde a fase de planeamento até à sua concretização. PRINCIPAIS RESPONSABILIDADES
• Coordenar os aspetos operacionais e administrativos das reservas de grupos, reuniões e eventos, após a passagem de informação pela equipa de Sales.
• Atuar como principal ponto de contacto dos clientes durante a fase de planeamento, assegurando o acompanhamento dos pedidos e requisitos de cada evento.
• Preparar e distribuir Banquet Event Orders (BEOs), rooming lists, event resumes e documentação interna pelos departamentos envolvidos.
• Articular com as equipas de Food & Beverage, Cozinha, Front Office, Housekeeping, Finance e restantes departamentos, garantindo uma organização integrada dos eventos.
• Organizar reuniões de preparação e briefings internos, assegurando o alinhamento de todos os detalhes operacionais.
• Coordenar a logística dos eventos, incluindo a preparação das salas, menus, equipamentos audiovisuais, transportes, sinalética, amenities e pedidos especiais.
• Garantir que toda a informação relativa aos eventos, incluindo número de participantes e requisitos finais, se encontra atualizada no Opera e nos restantes sistemas relevantes.
• Acompanhar a operação dos eventos no local, sempre que necessário, assegurando o cumprimento dos horários, montagens e padrões de serviço definidos.
• Manter uma comunicação regular com os clientes, acompanhando eventuais alterações ou pedidos de última hora.
• Apoiar as equipas operacionais durante a realização dos eventos, garantindo que a experiência corresponde às expectativas dos clientes.
• Acompanhar os procedimentos após cada evento, incluindo a verificação da faturação, atualização das receitas, recolha de feedback e elaboração de relatórios internos.
• Articular com o departamento Financeiro para garantir a correta emissão de faturas e reconciliação das contas.
• Manter os processos, contratos, relatórios e correspondência relativos a grupos e eventos devidamente organizados e atualizados.
• Analisar o feedback dos clientes e os resultados de satisfação, identificando oportunidades de melhoria na qualidade do serviço.
• Responder a pedidos de informação e colaborar com a equipa comercial sempre que necessário.
• Participar nas reuniões operacionais e assegurar o cumprimento dos procedimentos internos e dos padrões da marca Hyatt. REQUISITOS
• Formação académica superior na área de Hotelaria, Turismo, Gestão Hoteleira ou similar.
• Experiência profissional de 1 a 3 anos em funções de coordenação de eventos, grupos, hotelaria ou áreas relacionadas.
• Bons conhecimentos de Inglês e outros idiomas será valorizado.
• Bons conhecimentos de ferramentas informáticas, nomeadamente Word, Excel e PowerPoint.
• Conhecimentos de sistemas de gestão hoteleira e plataformas de eventos serão valorizados.
• Disponibilidade e flexibilidade horária para acompanhar eventos, visitas técnicas e necessidades operacionais, incluindo fins de semana e períodos de maior atividade. COMPETÊNCIAS VALORIZADAS
• Elevada capacidade de organização, planeamento e gestão de prioridades.
• Excelente capacidade de comunicação e relacionamento interpessoal.
• Forte orientação para o cliente e foco na qualidade do serviço.
• Capacidade de trabalhar em equipa e articular com diferentes departamentos.
• Proatividade e capacidade de antecipar necessidades e resolver problemas.
• Capacidade de análise e tomada de decisão perante situações imprevistas.
• Atenção ao detalhe e rigor na gestão de informação.
• Capacidade de adaptação a diferentes contextos e alterações de última hora.
• Competências de negociação e capacidade de gestão de expectativas.
• Criatividade e iniciativa na procura de soluções e melhoria da experiência dos clientes. Se queres fazer parte da equipa do Hyatt Regency Lisboa e contribuir para a organização de eventos e experiências memoráveis, envia o teu CV para: recrutamento.lisboa@hyatt.com.