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A TMF Group é um dos principais prestadores de serviços administrativos essenciais a nível mundial
Atualmente, contamos com os melhores profissionais distribuídos por 125 escritórios em 87 países.
Temos mais de ** especialistas em contabilidade, fiscalidade, processamento salarial e gestão global de entidades, que são fundamentais para o sucesso de inúmeras empresas internacionais em todo o mundo.
Estamos presentes em Portugal há mais de 8 anos.
Atualmente, somos mais de 80 colaboradores e continuamos a crescer todos os dias
General Information
Job ID * Location Lisbon, Portugal Work Types Fixed Term Categories Administration
We never ask for payment as part of our selection process, and we always contact candidates via our corporate accounts and platforms.
If you are approached for payment, this is likely to be fraudulent.
Please check to see whether the role you are interested in is posted here, on our website.
Sobre a TMF Group
A TMF Group é um dos principais prestadores de serviços administrativos essenciais a nível mundial
Atualmente, contamos com os melhores profissionais distribuídos por 125 escritórios em 87 países.
Temos mais de ** especialistas em contabilidade, fiscalidade, processamento salarial e gestão global de entidades, que são fundamentais para o sucesso de inúmeras empresas internacionais em todo o mundo.
Estamos presentes em Portugal há mais de 8 anos.
Atualmente, somos mais de 80 colaboradores e continuamos a crescer todos os dias
Sobre a vaga
O Junior Office Manager é responsável por apoiar a gestão diária do escritório, garantindo o bom funcionamento das operações internas, a organização administrativa e o suporte às equipas.
Esta função é essencial para assegurar um ambiente de trabalho eficiente, organizado e acolhedor, contribuindo para a produtividade e bem‐estar dos colaboradores.
É uma posição de entrada, ideal para quem está a iniciar carreira em funções administrativas, de gestão de escritório ou suporte operacional.
Principais Responsabilidades
Gestão do Escritório
Garantir o bom funcionamento diário do escritório (abertura, organização, manutenção básica).
Gerir fornecedores e serviços externos (limpeza, manutenção, material de escritório, etc.).
Controlar inventário e realizar pedidos de material sempre que necessário.
Coordenar pequenas reparações e assegurar o contacto com prestadores de serviços.
Suporte Administrativo
Receber, organizar e distribuir correio e encomendas ( entrada e saída de documentos);
Solicitar o serviço de estafetas ou courrier nacional e internacional;
Manter o registo de toda a documentação que é recebida e toda a documentação que é enviada;
Atender chamadas telefónicas e gerir o email geral do escritório;
Apoiar na preparação de documentos, apresentações e relatórios simples;
Organizar arquivos físicos e digitais, garantindo atualização e acessibilidade;
Manter uma lista de contactos dos seguintes serviços / fornecedores (lista não exaustiva):
Fornecedores do escrtório;
Fornecedores decatering
Fornecedor de cartões de acesso ao escritório / alarme;
Todo o equipamento do escritório incluindo mobília.
Receber clientes no escritório
Gerir contactos com o senhorio e empresa de gestão do imóvel;
Apoio às Equipas Internas
Dar suporte administrativo às equipas de RH, Finance, IT ou outras, conforme solicitado.
Organizar viagens de funcionários da TMF, tais como agendar voos, comboios, aluguer de carros, hotéis, restaurantes ou outros que sejam necessários;
Ajudar na organização de reuniões internas, formações e eventos corporativos.
Apoiar no onboarding de novos colaboradores (kits de boas‐vindas, preparação de postos de trabalho, acessos básicos).
Coordenação Operacional
Gerir reservas de salas de reunião e assegurar que estão preparadas.
Coordenar visitas externas, clientes e fornecedores.
Apoiar na implementação de políticas internas relacionadas com o escritório.
Dar apoio ao HR em geral incluindo formações, agendar consultas de medicina do trabalho, acompanhar as visitas da Higiene e Segurança no Trabalho
Preparar eventos da empresa, quer sejam de caracter local, de mercado ou de Grupo;
Arquivo de documentos do escritórios, tais como contratos de fornecedores, documentos ou insrtucoes escritas;
Ajudar a implementar procedimentos administrativos no escritório e a garantir a sua execução;
Organização do escritório;
Organização dosarmários das salas de reuniões;
Suporte à LSO do escritório local;
Assegurar a implementação e manutenção da ISO * ou qualquer outra certificação que venha a surgir.
Principais Requisitos
1 a 2 anos de experiência em funções administrativas, receção, office management ou suporte operacional (estágios profissionais incluídos).
Excelente capacidade de organização e gestão d