Office and facility manager

2 semanas atrás

Lisboa, Lisboa, Portugal Mantu Tempo inteiro
Job description

As Office & Facility Manager you will be in charge of:

Fleet management

  • Onboarding: deliver policies accordingly to the given device
  • Offboarding: confirm devices are back to stock
  • Stock management: support the Procurement department to define a minimum stock necessary of devices (laptops, mouses, headsets, keyboards)
  • Send devices from an office to another to optimize fleet
  • Follow-up and update the inventory produced by the Procurement department
  • Ensure coherence of processes for on and offboarding at a Group level

Stock management

  • Follow-up the orders with Procurement team and suppliers (through Ivalua platform)
  • Follow-up and monitor local budgets defined by Office Responsible

Contracts management

  • Follow-up opening and closing contracts linked to office's services
  • May propose new services and coordinate contract creation
  • Implement future local contract, following RFP with Procurement

Security

  • Guarantee the confidentiality in the office
  • Ensure the secured access to the office
  • Ensure the follow-up of visitors on site
  • Ensure the display for policies and charters
  • Provide a first aid kit up to date
  • Ensure an updated evacuation plan and emergency contact list available and displayed
  • Watch the fire safety measures and evacuation exercises
  • Ensure a proper access to security equipment
  • Ensure a global and yearly maintenance of security equipment
  • Raise security breach and risky cases on the office
  • Put in place evacuation exercises
  • Ensure the follow-up of first aid worker trainings

Processes management

  • Ensure compliance of practices with Group processes
  • Propose processes improvement
  • Lead local project
  • Create, update or correct processes
  • Lead Department projects

Office life

  • Guarantee the quality of the services provided on the office and may propose improvements
  • Ensure operational functioning of the office
  • Follow-up office occupancy
  • Make operational/technical recommendations on building functionalities

Events

  • Follow-up and plan the yearly office events
  • Can propose office events
  • Animate the office
Profile Requirement
  • Fluent in Portuguese and English
  • Bachelor degree done or in progress
  • Strong interest in the Office Manager role
  • Mastery of generative AI is a plus for improving day-to-day productivity
  • Desiring to work in a dynamic and international environment

"Mantu is proud to be an equal opportunity workplace. We are committed to promoting diversity within the workforce and creating an inclusive working environment. For this purpose, we welcome applications from all qualified candidates regardless of gender, sexual orientation, race, ethnicity, beliefs, age, marital status, disability, or other characteristics."

  • Office And Facility Manager

    2 semanas atrás

    Lisboa, Lisboa, Portugal MANTU GROUP SA Tempo inteiro

    Office and facility manager Internship (F/M/X) Lisbon Internship Who are we? Mantu is an independent international consulting player, founded in 2007. Bringing together expert and complementary brands, Mantu stands out for the breadth of its spectrum, responding to all business transformation challenges. Who are we? Mantu is an independent international...

  • Office And Facility Manager

    2 semanas atrás

    Lisboa, Lisboa, Portugal Mantu Group Sa Tempo inteiro

    Office and facility manager - Internship - [F/M/X] Lisbon Internship Who are we?Mantu is an independent international consulting player, founded in 2007. Bringing together expert and complementary brands, Mantu stands out for the breadth of its spectrum, responding to all business transformation challenges. Who are we?Mantu is an independent international...

  • Office And Facility Manager

    2 semanas atrás

    Lisboa, Lisboa, Portugal Mantu Group Sa Tempo inteiro

    Office and facility manager Internship (F/M/X) Lisbon Internship Who are we? Mantu is an independent international consulting player, founded in 2007. Bringing together expert and complementary brands, Mantu stands out for the breadth of its spectrum, responding to all business transformation challenges. Who are we? Mantu is an independent international...

  • Facility Assistant

    2 semanas atrás

    Lisboa, Lisboa, Portugal ACACIA Facility Services Tempo inteiro

    Greenvolt Next Portugal is one of the main national companies in the renewable energy sector, present in the national and international market in the production of energy through solar photovoltaic systems (UPACs and UPPs) and LED lighting as an energy efficiency measure. We are currently in an expansion phase and are continually investing in the growth of...

  • Facility Manager

    2 semanas atrás

    Lisboa, Lisboa, Portugal GOCHARGE Tempo inteiro

    Como é Ser Facility Manager? – É responsável pela gestão e apoio aos processos de manutenção das instalações do GSC (postos de transformação, infraestruturas elétricas, geradores, UPS, instalações elétricas especiais e sistemas de climatização)– Tem gosto pela atividade de Facility Management– Demonstra capacidade de planeamento,...

  • Facility Manager

    2 semanas atrás

    Lisboa, Lisboa, Portugal GOCHARGE Tempo inteiro

    Como é Ser Facility Manager? – É responsável pela gestão e apoio aos processos de manutenção das instalações do GSC (postos de transformação, infraestruturas elétricas, geradores, UPS, instalações elétricas especiais e sistemas de climatização) – Tem gosto pela atividade de Facility Management – Demonstra capacidade de planeamento,...

  • Facility Manager

    2 semanas atrás

    Lisboa, Lisboa, Portugal Gocharge Tempo inteiro

    Como é Ser Facility Manager? – É responsável pela gestão e apoio aos processos de manutenção das instalações do GSC (postos de transformação, infraestruturas elétricas, geradores, UPS, instalações elétricas especiais e sistemas de climatização)– Tem gosto pela atividade de Facility Management– Demonstra capacidade de planeamento,...

  • Facility Manager

    2 semanas atrás

    Lisboa, Lisboa, Portugal Gocharge Tempo inteiro

    Como é Ser Facility Manager? – É responsável pela gestão e apoio aos processos de manutenção das instalações do GSC (postos de transformação, infraestruturas elétricas, geradores, UPS, instalações elétricas especiais e sistemas de climatização)– Tem gosto pela atividade de Facility Management– Demonstra capacidade de planeamento,...

  • Office Manager

    2 semanas atrás

    Lisboa, Lisboa, Portugal Growin Tempo inteiro

    WE DEVELOP PEOPLE WHO DEVELOP TECHNOLOGYAnd we want to develop youAt Growin people always come first.Why? Because we believe happy, talented people are the ones who can change the world: one code line at a time.Growin Office Manager duties and responsibilities include scheduling meetings and appointments, making office supplies arrangements, greeting...

  • Facility Manager

    2 semanas atrás

    Lisboa, Lisboa, Portugal Gocharge Tempo inteiro

    Como é Ser Facility Manager?– É responsável pela gestão e apoio aos processos de manutenção das instalações do GSC (postos de transformação, infraestruturas elétricas, geradores, UPS, instalações elétricas especiais e sistemas de climatização)– Tem gosto pela atividade de Facility Management– Demonstra capacidade de planeamento, gestão...

  • Facility Manager Junior

    2 semanas atrás

    Lisboa, Lisboa, Portugal Adecco Recruitment Tempo inteiro

    Facility Manager Oportunidade para a zona de Lisboa Junte-se à equipa do nosso Cliente que é uma empresa de Property Management. Responsabilidades Acompanhamento diário dos prestadores de serviços que fazem a manutenção de todos os equipamentos dos edifícios; Elaboração de planos demanutenção preventiva e corretiva dos edifícios garantir que...

  • Facility Assistant

    2 semanas atrás

    Lisboa, Lisboa, Portugal Humana Portugal Tempo inteiro

    Greenvolt Next Portugal is one of the main national companies in the renewable energy sector, present in the national and international market in the production of energy through solar photovoltaic systems (UPACs and UPPs) and LED lighting as an energy efficiency measure.We are currently in an expansion phase and are continually investing in the growth of...

  • Facility Manager

    2 semanas atrás

    Lisboa, Lisboa, Portugal Hays Portugal Tempo inteiro

    A empresa onde vai trabalhar Empresa de referência no setor imobiliário pretende reforçar na sua equipa de Lisboa um Facility Manager (m/f/d). A sua nova função Fazem parte das suas responsabilidades a gestão e manutenção dos edifícios, desde a implementação dos sistemas à execução das medidas preventivas e corretivas, garantindo a correta e...

  • Facility Manager Junior

    2 semanas atrás

    Lisboa, Lisboa, Portugal Adecco Recruitment Tempo inteiro

    Facility Manager Oportunidade para a zona de Lisboa Junte-se à equipa do nosso Cliente que é uma empresa de Property Management. Responsabilidades Acompanhamento diário dos prestadores de serviços que fazem a manutenção de todos os equipamentos dos edifícios; Elaboração de planos de manutenção preventiva e corretiva dos edifícios garantir que...

  • Facility Manager Junior

    2 semanas atrás

    Lisboa, Lisboa, Portugal Adecco Recruitment Tempo inteiro

    Facility Manager Oportunidade para a zona de Lisboa Junte-se à equipa do nosso Cliente que é uma empresa de Property Management. Responsabilidades Acompanhamento diário dos prestadores de serviços que fazem a manutenção de todos os equipamentos dos edifícios; Elaboração de planos demanutenção preventiva e corretiva dos edifícios garantir que são...

  • Office Manager

    2 semanas atrás

    Lisboa, Lisboa, Portugal Mantu Tempo inteiro

    Who are we?:Mantu is an international company providing guidance and services to businesses and entrepreneursWe ourselves are entrepreneurs: we started out from scratch and built a successful business based on our values and our "Tomorrow is human" vision. We constantly generate opportunities for a vast talent community and encourage our team members to have...

  • Facility Manager Junior

    2 meses atrás

    Lisboa, Lisboa, Portugal Adecco Recruitment Tempo inteiro

    Facility Manager Oportunidade para a zona de Lisboa Junte-se à equipa do nosso Cliente que é uma empresa de Property Management.Responsabilidades Acompanhamento diário dos prestadores de serviços que fazem a manutenção de todos os equipamentos dos edifícios; Elaboração de planos de manutenção preventiva e corretiva dos edifícios garantir que...

  • Facility Manager Junior

    2 semanas atrás

    Lisboa, Lisboa, Portugal Adecco Recruitment Tempo inteiro

    Se tem dúvidas quanto à veracidade deste anúncio, indique-nos o motivo da sua suspeitaAjude-nos a prestar um serviço cada vez melhorCampos obrigatórios Observações Campos obrigatóriosAgradecemos que indique um contacto, caso pretenda ter mais informações sobre a denúncia efectuada Campos obrigatórios Contactar empresa O seu email Deixe aqui a sua...

  • Facility Manager

    2 semanas atrás

    Lisboa, Lisboa, Portugal Acacia Facility Services Tempo inteiro

    Como Gestor de Instalações, será responsável por garantir o funcionamento eficiente e seguro das instalações do nosso cliente, atendendo às necessidades dos funcionários e visitantes, ao mesmo tempo que assegura a rentabilidade e sustentabilidade dos ativos do cliente. Esta função envolve a supervisão de manutenção, segurança, serviços,...

  • Office Manager

    2 semanas atrás

    Lisboa, Lisboa, Portugal Bloq Tempo inteiro

    At , we've created the world's leading smart locker solution. Solving online deliveries by enabling everyone to participate easily, reducing delivery costs and making them more sustainable. We're quickly expanding, and after growing at 1000% for three years in a row, we're now the fastest-growing Smart Locker company in the world and one of the fastest...