Administrative Assistant

3 semanas atrás

Porto, Portugal ESDIP - European Society of Digital and Integrative Pathology Tempo inteiro

**Responsibilities**:

- Provide administrative support to the executive team, including managing calendars, scheduling meetings, and arranging travel itineraries.
- Assist with the coordination and execution of events, conferences, and meetings, including logistics, registrations, and materials preparation.
- Maintain and update membership databases, ensuring the accuracy and completeness of member records.
- Manage correspondence and communications, both internal and external, ensuring timely and professional responses.
- Prepare and distribute agendas, minutes, and other materials for meetings.
- Assist with preparing and formatting reports, presentations, and other documents.
- Conduct research and compile information as needed for various projects and initiatives.
- Collaborate with cross-functional teams to support the implementation of the society’s programs and initiatives.
- Perform general administrative duties, such as filing, data entry, and office supply management.
- Availability to travel abroad, for the society’s events and event organization

Qualifications:

- High school diploma or equivalent; additional education or certification in office administration or related field is a plus.
- Excellent organizational and time management skills, with the ability to prioritize tasks effectively.
- Strong attention to detail and accuracy in all work.
- Proficient in using Microsoft Office suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) and other relevant software.
- Basic proficiency in using Design software (e.g., Photoshop, InDesign)
- Exceptional verbal and written communication skills in English, with the ability to communicate effectively with various stakeholders.
- Ability to handle sensitive and confidential information with discretion and professionalism.
- Strong interpersonal skills and the ability to work well both independently and as part of a team.
- Prior experience in a scientific or healthcare-related organization is preferred, but not required.

Application Instructions:
**Language**:

- English (required)

Willingness to travel:

- 25% (preferred)

  • Administrative Assistant

    Há 7 dias

    Porto, Portugal Blaze Information Security Tempo inteiro

    Blaze Information Security is a cybersecurity company dedicated to providing cutting-edge services to our clients. We are currently seeking a highly organized and efficient Administrative Assistant to join our team in Portugal. As the Administrative Assistant, you will play a vital role in ensuring the smooth and efficient functioning of our company. You...

  • Administrativo Legal Assistant- Porto

    4 semanas atrás

    Porto, Portugal Techinfor Tempo inteiro

    O Grupo Reditus, especialista em Tecnologia de Informação e Serviços de Outsourcing está a crescer a sua equipa. Se procura novos desafios e quer fazer parte desta equipa dinâmica, motivada e ambiciosa, junte-se a nós! Proporcionamos desenvolvimento de competências, através de formação certificada e gestão de carreira nas várias áreas de...

  • HR Administrative Assistant

    4 semanas atrás

    Porto, Portugal Grupo Constant Tempo inteiro

    Grupo Constant, recruta para o seu Centro de Serviços Partilhados, um(a) HR Administrative Assistant (M/F), para a zona de Porto: **Principais Funções**: - Processos de Admissão (Inserção em Sistema, Segurança Social + Fundos, Fardamento); - Gestão da Documentação de Colaboradores; - Elaboração de Contratos; - Gestão e Controlo de Exames...

  • Learning & Development Administrative Assistant

    Há 5 dias

    Porto, Portugal Metyis Tempo inteiro

    We are looking for a Learning and Development Administrative Assistant with 1+ years of experience in an administrative support role, preferably in Human Resources or Hospitality environment. **What we offer**: - Flexible working hours and remote-friendly culture. - A balanced work environment where you will have autonomy, responsibility, and ownership...

  • Assistant Backoffice

    Há 7 dias

    Porto, Portugal CRIT Portugal Tempo inteiro

    **Description**: O Grupo Crit é uma multinacional de serviços globais em Recursos Humanos presente em vários países. Fundado em 1962, está no Top 20 dos líderes mundiais do staffing com mais de 500 agências de emprego distribuídas por todo o mundo. O Grupo Crit recruta **Assistant Backoffice** (M/F) para empresa do setor da banca. **Local de...

  • Office Assistant

    4 semanas atrás

    Porto, Portugal Nortempo Tempo inteiro

    Nortempo Braga encontra-se a recrutar Office Assistant (M/F) para conceituada empresa situada no Porto. **As principais funções serão**: - Suporte administrativo geral; - Marcação de viagens; - Lançamento de faturas; - Apoio no departamento da contabilidade; - Declarações fiscais; - Pagamento e reconciliações bancárias; - Apoio no processamento...

  • Remote Executive Assistant

    4 semanas atrás

    Porto, Portugal Ardor SEO Tempo inteiro

    **Remote Executive Assistant** **Bring your interpersonal and administrative strengths to the table and leave a lasting impact!** **What’s in it For You** - An attractive payment package to reward you for your skills and performance targets - An amazing real estate podcast that's growing fast. We’ve hosted some of the top real estate professionals in...

  • Procurement Assistant

    Há 7 dias

    Porto, Portugal Nortempo Tempo inteiro

    **Caracterização** A Nortempo Porto encontra-se a recrutar Procurement Assistant (M/F) para prestigiada empresa cliente situada no Porto. **Descrição** Como Procurement Assistant irá ajudar a unidade de compras a garantir que a empresa mantém um fornecimento eficaz de materiais, serviços e equipamentos. O seu trabalho será essencialmente de...

  • Assistant Recrutement

    Há 3 dias

    Porto, Portugal INCASOMETAL, LDA Tempo inteiro

    Incasometal Labor Solutions ETT Lda, Entreprise de Ressources Humaines dans le domaine du travail temporaire recrute pour son bureau de Matosinhos: Fonction: Assistant Recrutement - Français (H/F) Profil recherché: Expérience professionnelle antérieure (souhaitable); Formation mínimale au niveau de la 12ème année ou cursus technique équivalent...

  • Assistant Recrutement

    Há 6 dias

    Porto, Portugal INCASOMETAL, LDA Tempo inteiro

    Incasometal Labor Solutions ETT Lda, Entreprise de Ressources Humaines dans le domaine du travail temporaire recrute pour son bureau de Matosinhos: Fonction: Assistant Recrutement - Français (H/F) Profil recherché: Expérience professionnelle antérieure (souhaitable); Formation mínimale au niveau de la 12ème année ou cursus technique équivalent...

  • Remote Assistant

    Há 7 dias

    Porto, Portugal Ardor SEO Tempo inteiro

    **Remote Assistant** **Bring your interpersonal and administrative strengths to the table and leave a lasting impact!** You’re a high-level performer who can fill all sorts of boots, and you’ve already mapped out your next steps with a global remote-first company. **What’s in it For You** - An attractive payment package to reward you for your skills...

  • Shop Assistant Aeroporto Porto Part Time

    3 semanas atrás

    Porto, Portugal Tox'Inn Tempo inteiro

    A Tox'Inn recruta colaboradores (M/F) Shop Assistant para o Aeroporto do Porto. **Requisitos**: Inglês fluente (falado e escrito); Disponibilidade Total; A iniciar em Julho; contrato com duração de 5 meses. Horário das 08h00 às 16h00 Turno 1: quinta, sexta e sábado Turno 2: domingo e segunda Função: Vendas | Apoio ao consumidor | Diagnóstico de...

  • Assistant Manager

    3 semanas atrás

    Porto, Porto, Portugal DOMINO'S PIZZA Tempo inteiro

    AS TUAS TAREFASContamos contigo para: Dar suporte ao gerente de loja na gestão operacional e na liderança da equipa. Garantir o cumprimento dos procedimentos operacionais: segurança e qualidade alimentar; gestão de stock, encomendas, reposição e correta organização Atender clientes e fornecedores; Cooperar com a gerência no acompanhamento e...

  • Administrativo Mailing

    4 semanas atrás

    Porto, Portugal Techinfor Tempo inteiro

    O Grupo Reditus, especialista em Tecnologia de Informação e Serviços de Outsourcing está a crescer a sua equipa. Se procura novos desafios e quer fazer parte desta equipa dinâmica, motivada e ambiciosa, junte-se a nós! Proporcionamos desenvolvimento de competências, através de formação certificada e gestão de carreira nas várias áreas de...

  • Assistant Manager

    Há 24 horas

    Porto, Portugal Antrimon Group Ag Tempo inteiro

    As tuas tarefasContamos contigo para: - Dar suporte ao gerente de loja na gestão operacional e na liderança da equipa. - Garantir o cumprimento dos procedimentos operacionais: segurançae qualidadealimentar; gestão de stock, encomendas, reposição e correta organização - Atender clientes e fornecedores; - Cooperar com a gerência no acompanhamento e...

  • Executive Assistant

    Há 6 dias

    Porto, Portugal Natixis in Portugal Tempo inteiro

    Company Description Natixis is part of the Global Financial Services business unit, the global arm of Groupe BPCE, specialized in Asset & Wealth Management and Corporate & Investment Banking and counts nearly 16,000 employees across 38 countries. The Groupe BPCE, the second-largest banking group in France through its two retail banking networks, Banque...

  • Senior Executive Assistant

    3 semanas atrás

    Porto, Portugal Natixis in Portugal Tempo inteiro

    Job Description We are seeking an experienced and proactive executive assistant to provide high-level support to the COO within the Corporate and Investment Banking perimeter.His/her main responsibilities are:Manage the relationship between a manager and the teams (dissemination of information...);Carry out the typical assistant missions (management of...

  • Welcoming Assistant

    4 semanas atrás

    Porto, Portugal Kelly Services-Portugal Tempo inteiro

    Publicado- 10-Jul-2023- Salário- Localização- Porto- Categoria- Temporário/Contrato- Sector- Apoio ao Cliente e Contact Center- Referência- BBBH619807**Descrição**: A Kelly encontra-se a recrutar para a função de **Welcoming Assistant**(M/F), com o objetivo de integrar projeto de empresa cliente situada na zona do Porto. O nosso cliente trata-se de...

  • Administration Services Assistant

    4 semanas atrás

    Porto, Portugal BNP Paribas Tempo inteiro

    ADMINISTRATION SERVICES ASSISTANT (JOB NUMBER: 2207LCF11878) **About the job** - BNP Paribas Smart Office is a Shared Service Centre composed of teams who are dedicated to Corporate Travel and Administration support services, to staff members throughout Europe. Client relations are at the cornerstone of group´s strategy, with the primary aim of developing...

  • Tax Administrative Assistant Mazars Lisboa

    Há 3 dias

    Porto, Portugal Mazars Tempo inteiro

    Na Mazars procuramos pessoas dinâmicas, criativas, que apostem no seu desenvolvimento técnico e profissional e com gosto pelo trabalho em equipa. Procuramos pessoas com ambição, coragem para liderar e motivadas a fazer a diferença num mundo de negócios competitivo e global. Como Organização, comprometemo-nos a contribuir para o desenvolvimento da...