Executive Assistant

É esta capacidade de adaptação que nos leva a adotar a filosofia **«Think local, act global»** e a transpor fronteiras. Porque queremos levar os nossos conhecimentos sobre negócio e soluções tecnológicas a qualquer parte do planeta.
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**Estar na Dixtior é mais do que um trabalho, é uma forma de estar.**

Na Dixtior, não queremos apenas o teu talento e criatividade. Queremos que sejas um de nós. Estamos aqui para ajudar-te a evoluir e transformar o teu mundo. Para que leves a cultura Dixtior sempre contigo e consigas também moldar o futuro de várias empresas. **Estás preparado/a para ser um(a) D/People**?

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Estamos à procura de um(a) profissional para integrar a equipa de um cliente.
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**Responsabilidades**

Tarefas padrão/diárias:

- Gestão da agenda (mudança de planos e depois mudanças de viagem, etc.)
- Despesas (muitas despesas)
- Reserva de viagem (ela viaja toda semana)
- Trabalho eficiente e rápido - na bola

Uma tarefa fora:

- Algumas vezes por ano, eles têm um encontro com o gerente - sala de reuniões, catering, jantar, táxis, todos precisam ser organizados;
- Duas vezes por ano, a equipa completa na Europa se reúne - coordenar o local, transporte, restaurante, experiência de planeamento de eventos seria ótimo;
- A pessoa precisa ter capacidade financeira para abrir PO's e entender o que está fazendo (os restaurantes pedem pré-pagamento para reservar, por isso requer auto-iniciativa e auto-aprendizagem para descobrir como as coisas funcionam);
- Independência e saber quando pedir ajuda

**Responsabilidades**:

- Gestão proativa de calendários complexos com a máxima atenção à precisão, cronogramas e fusos horários;
- Planear e coordenar roteiros de viagens nacionais e internacionais complexos;
- Preparar relatórios de despesas em conformidade e em tempo hábil. Garanta a conformidade da política de despesas em toda a equipa;
- Trabalhar em estreita colaboração com a Gestão de Negócios no alinhamento dos processos e operações do Ritmo dos Negócios com os calendários do Diretor e garantir a coordenação estreita dos compromissos;
- Coordenar o agendamento e a logística para All Hands, reuniões da equipa, eventos de moral e offsites, incluindo a seleção do local e todos os detalhes da reunião seguindo as diretrizes de aquisição da Microsoft.
- Gerenciar e manter grupos de distribuição de equipe (aliases), headcount, planejamento de espaço.
- Rastreamento de hardware e orçamento operacional da equipe, ao mesmo tempo em que reforça a conformidade com a política global
- Fornecer suporte administrativo incluindo abertura de requisições de novas contratações, integração de novos funcionários, aquisição de equipamentos e alocação de espaço para novas contratações.
- Suporte administrativo de LT e equipe quando necessário. Parceria com a equipe de administração GLOBAL.
- Trabalhe em projetos especiais conforme necessário.

**Requisitos**
- Outro idioma é uma vantagem, especificamente espanhol ou português
- Mais de 10 anos de experiência de administrador de negócios de nível sênior em um ambiente de ritmo acelerado, apoiando executivos de alto nível e equipes de vendas globais.
- Proficiência com software da Microsoft, incluindo Outlook, Word, Excel, PowerPoint e Visio. Capacidade de usar ou experimentar as ferramentas internas da Microsoft (MS Travel, MS Expense2, Employee Central, HeadTrax, iCIMS, HR Insights Catalog, MS Space, MyOrder, IDWeb, AssetLink, etc.)
- Fortes habilidades organizacionais, de planeamento, gestão de tempo, gestão de projetos, resolução de problemas e antecipação.
- Ser capaz de executar em situações relativamente ambíguas e complexas, priorizar e fazer malabarismos com vários -projetos ao mesmo tempo, trabalhar de forma independente, ser auto-motivado e orientado para a ação.
- Capaz de construir relações de trabalho eficazes dentro e fora do grupo com vários níveis de colaboradores e acomodar estilos de trabalho e perspectivas de diversos indivíduos e grupos.
- Exerce bom senso, tato, diplomacia e profissionalismo aplicado em todas as transações, mantendo a máxima confidencialidade com informações confidenciais e pessoais.
- Demonstre uma atitude positiva de “posso fazer”, mantenha a confidencialidade e seja um membro eficaz da equipe.
- Habilidades efetivas de comunicação escrita e oral.
- Um bom senso de humor e capacidade de se conectar com pessoas dentro e fora da equipe é uma grande vantagem
- Formação: Licenciatura em Engenharia Informática ou outra semelhante.
- Experiência: mínimo 3 a 5 anos.

**Benefícios**
- Atribuição de um seguro de saúde desde o início do vínculo laboral;
- Entrega de equipamento de trabalho ajustado ao desempenho de funções;
- Implementação de um regime de trabalho-híbrido (presencial & teletrabalho) sempre que seja possível;
- Pagamento do subsídio de alimentação em cartão