Office Assistant

3 semanas atrás

Lisboa, Portugal Inspired Tempo inteiro

Inspired Education is the leading global group of premium schools, with a portfolio of over 100 premium private schools spanning six continents which utilise proven educational practices from every corner of the globe, ensuring over 80,000 students receive a world-class learning experience from Kindergarten to Year 13. In addition, we are delighted to be recognised in the top 10 highest value private companies in the UK by Beauhurst.

In over 24 countries, Inspired schools are individually developed and anchored in the vibrant cultures of their respective locations. They collectively form an international family of schools that nurtures each student's academic and personal development in a progressive, dynamic, and innovative learning environment.

By joining our award-winning team of over 12,000 employees, you can work in state-of-the-art facilities alongside industry-renowned educators and leaders in some of the world's most desirable locations. We invest heavily in our team members who enjoy industry-leading professional development, exceptional career opportunities, and mobility across our group.

**ROLE SUMMARY**:
**KEY RESPONSIBILITIES**:

- Provide high-level administrative support to the CEO and COO.
- Manage calendars, schedule appointments, and coordinate meetings and events.
- Prepare and distribute documents, reports, and presentations.
- Assist with travel arrangements and accommodations.
- Maintain office supplies and equipment and oversee office maintenance.
- Organize and maintain filing systems, both electronic and physical.
- Assist with special projects and initiatives as needed.
- Handle confidential information with discretion and professionalism.
- Act as the primary point of contact for internal and external stakeholders.

**THE IDEAL CANDIDATE WILL HAVE**:

- Proven experience as a Personal Assistant, Executive Assistant, or Office Assistant.
- Excellent organizational and time management skills.
- Strong attention to detail, can-do attitute and ownership mindset.
- Ability to work effectively in a fast-paced, deadline driven environment (including prioritization skills, flexibility toward change, sense of urgency and dealing with ambiguity)
- Ability to communicate effectively, both verbally and in writing, in Portuguese and English.
- Excellent communication and interpersonal skills.
- Discretion and confidentiality in handling sensitive information.
- High school diploma or equivalent qualification.
- A continuous improvement mindset.

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  • Office Assistant

    2 semanas atrás

    Lisboa, Portugal Maleo Tempo inteiro

    Procuras uma empresa inovadora, que oferece oportunidades de crescimento e espaço para criatividade?Vem descobrir a Maleo.Com 7 localizações em zonas premium na cidade de Lisboa, a Maleo passa agora a marcar presença na cidade do Porto.Apresentamos um conjunto de soluções flexíveis que se adaptam às especificidades de cada negócio.Os Centros de...

  • Office Assistant

    2 semanas atrás

    Lisboa, Portugal Maleo Tempo inteiro

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  • Office Assistant

    3 semanas atrás

    Lisboa, Portugal Maleo Tempo inteiro

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  • Office Assistant

    2 semanas atrás

    Lisboa, Portugal Aptia Group Portugal Sa Tempo inteiro

    .Aptia is a new force in the employee benefits and pensions administration services, on a mission to change the world of administration for the better.In an underserved market, with huge potential for growth, Aptia serves 1,100 clients in the US and UK markets and will be supported by shared services in India and Portugal - helping more than seven million...

  • Office Assistant

    Há 6 dias

    lisboa, Portugal Maleo Tempo inteiro

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  • Office Assistant

    1 semana atrás

    Lisboa, Lisboa, Portugal Michael Page Tempo inteiro

    Sobre o nosso clienteO nosso cliente é uma prestigiada Boutique de Advogados que pretende recrutar uma Office Assistant.Descrição- Atendimento a clientes e fornecedores (presencial, telefônico ou por e-mail);- Elaboração e arquivo de documentos;- Preparação de documentos de apoio ao negócio;- Gestão de agendas e compromissos;- Preparação de...

  • Office Operations Assistant

    Há 5 dias

    Lisboa, Lisboa, Portugal Aptia Group Portugal SA Tempo inteiro

    Aptia Group Portugal SA is dedicated to fostering an equitable and inclusive environment for all our people to flourish.About the RoleThis newly-created role of Office Assistant will be part of a vibrant team supporting the Lisbon office. You will be collaborating closely with colleagues to manage and enhance our workspace, fostering a stimulating...

  • Office Assistant

    4 semanas atrás

    Lisboa, Portugal HAYS Tempo inteiro

    **A empresa onde vai trabalhar** Integre um Ateliê de Arquitetura como Office Assistant (M/F), na zona de Lisboa. **A sua nova função** Reportando diretamente à equipa de Direção, será responsável por dar todo o suporte necessário ao nível da gestão do escritório (inventários, gestão do economato, gestão da equipa de limpeza), bem como irá...

  • Office Assistant

    Há 7 dias

    Lisboa, Portugal Aptia Group Portugal SA Tempo inteiro

    Aptia is a new force in the employee benefits and pensions administration services, on a mission to change the world of administration for the better. In an underserved market, with huge potential for growth, Aptia serves 1,100 clients in the US and UK markets and will be supported by shared services in India and Portugal - helping more than seven million...

  • Office Management Assistant

    3 semanas atrás

    Lisboa, Portugal Integer Consulting Tempo inteiro

    We are looking for a **Office Managament Assistant** for a project on a hybrid basis in Lisbon. **Requirements**: - Graduated in Human Resources or related field - +2 years of work experience as an Office Management Asssistant - Experience with Microsoft Office tools - Proficiency in English INTEGER exists because we believe in people, talent, and...

  • Office Assistant

    3 semanas atrás

    Lisboa, Portugal Damia Tempo inteiro

    Damia Portugal is now looking for an Office Assistant, to be responsible for the office and help both the People and Finance departments with the administrative duties, on-site. **Requirements**: - Good MS Office skills; - Passion for learning and working in a growing team; - Ability to multi-task at all levels; - Be a practical person with a can-do...

  • Office Assistant

    2 semanas atrás

    Lisboa, Portugal Michael Page Tempo inteiro

    Sobre o nosso cliente O nosso cliente é uma empresa de referência que pretende recrutar um Office Assistant. Descrição - Atendimento telefónico; - Preparação e impressão de documentação; - Apoio na elaboração de apresentações; - Gestão do arquivo (físico e eletrónico); - Gestão de agendas; - Gestão de dados agregados; - Apoio ao...

  • Office Assistant

    Há 7 dias

    Lisboa, Lisboa, Portugal Aptia Group Portugal SA Tempo inteiro

    Aptia is a new force in the employee benefits and pensions administration services, on a mission to change the world of administration for the better.In an underserved market, with huge potential for growth, Aptia serves 1,100 clients in the US and UK markets and will be supported by shared services in India and Portugal - helping more than seven million...

  • Office Assistant

    3 semanas atrás

    Lisboa, Portugal Maleo Tempo inteiro

    Procuras uma empresa inovadora, que oferece oportunidades de crescimento e espaço para criatividade? Vem descobrir a Maleo. Com 7 localizações em zonas premium na cidade de Lisboa, a Maleo passa agora a marcar presença na cidade do Porto. Apresentamos um conjunto de soluções flexíveis que se adaptam às especificidades de cada negócio. Os Centros de...

  • Assistant Front Office Manager

    4 semanas atrás

    Lisboa, Portugal Hilton Tempo inteiro

    An Assistant Front Office Manager assists in supervising the Front Office Team to ensure that Team Members are prepared and well-informed to deliver Guests an exceptional experience from check-in through check-out. **What will I be doing?** As Assistant Front Office Manager, you will assist in supervising the Front Office Team to ensure that Team Members...

  • Office Assistant

    4 semanas atrás

    Lisboa, Portugal Maleo Tempo inteiro

    Procuras uma empresa inovadora, que oferece oportunidades de crescimento e espaço para criatividade? Vem descobrir a Maleo. Com 7 localizações em zonas premium na cidade de Lisboa, a Maleo vai além da gestão de espaços de escritórios. Apresentamos um conjunto de soluções flexíveis que se adaptam às especificidades de cada negócio. Os Centros de...

  • Office Assistant

    3 semanas atrás

    Lisboa, Portugal Maleo Tempo inteiro

    Procuras uma empresa inovadora, que oferece oportunidades de crescimento e espaço para criatividade? Vem descobrir a Maleo. Com 7 localizações em zonas premium na cidade de Lisboa, a Maleo vai além da gestão de espaços de escritórios. Apresentamos um conjunto de soluções flexíveis que se adaptam às especificidades de cada negócio. Os Centros de...

  • Executive Assistant

    Há 6 dias

    Lisboa, Lisboa, Portugal Sword Health Tempo inteiro

    About the RoleThe Executive Assistant & Office Manager will play a critical role in supporting our leadership team, managing calendars, travel arrangements, and communications. This individual will also oversee the smooth operation of our Lisbon office environment, ensuring a well-stocked, clean, and functional workspace.This role requires a proactive,...

  • Office Manager/finance Assistant

    4 semanas atrás

    Lisboa, Portugal Gamingtec Tempo inteiro

    We are looking for an Office manager/Finance assistant specialist for our Lisbon office. **All you need is**: - Proven experience as an Office Manager, Front Office Manager or Administrative Assistant; - Proficiency in MS Office, and Excel practical skills (Formulas, Pivot Tables, Reference Functions); - Upper-Intermediate level of English; - Excellent...

  • Office Assistant

    Há 3 dias

    Lisboa, Portugal GRUPO CONSTANT Tempo inteiro

    GRUPO CONSTANT, empresa Especialista em Gestão de Recursos Humanos, através da sua área de negócio HR & Training, recruta para Empresa Cliente no setor Farmacêutico, um Office Assistant (M/F), para o distrito de Lisboa (Miraflores). **Responsabilidades**: - Auxílio administrativo aos vários departamentos da empresa; - Apoio na gestão de Carteira do...