Personal Assistant CEO

(ENG)


Responsabilidades:

• Answer phone calls and emails and take messages.
• Help with daily time management.
• Experienced in calendar management, microsoft teams
• Schedule meetings with clients & contacts, managing calendars for the CEO
• Create & update weekly (or as necessary) 'To Do Lists' for the CEO
• Experienced in itinerary organisation, planning & presentation
• Plan travel; experienced in sourcing and booking flights, accommodation and ground transportation; day to day and travel schedules, both work & personal
• Run errands as requested, including CEO shopping errands (work & personal related)
• Database management
• Take accurate and comprehensive notes at meetings with CEO
• Day to day book keeping admin (only related to CEO)

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• Capable of fore-planning
• Prioritisation Abilities: Prioritisation abilities play a pivotal role in managing a myriad of tasks. A skilled personal assistant excels in determining the urgency and importance of various responsibilities, ensuring that crucial matters are addressed promptly while maintaining overall productivity.
• Ability to multitask: Multitasking proficiency is a hallmark of a capable personal assistant. Juggling diverse tasks simultaneously, from handling phone calls to organising travel arrangements, demonstrates an ability to efficiently manage workloads and navigate the fast-paced nature of the role.
• Organisational skills
• Good and clear Communication
• Proactive Mindset: A proactive mindset is indispensable in anticipating the needs of the employer and taking initiative to address them. Personal assistants who exhibit proactivity contribute to a more seamless workflow, staying ahead of challenges and ensuring a proactive approach to tasks and responsibilities.
• Interpersonal communication: Building positive relationships is vital. Personal assistants interact with colleagues, clients, and other stakeholders. Strong interpersonal skills foster effective collaboration, making the working environment more harmonious.
• Attention to detail: Precision is a defining characteristic of a skilled personal assistant. Attention to detail is crucial in managing schedules, proofreading documents, and ensuring accuracy in all tasks undertaken.
• Time management: Discretion & Confidentiality: The ability to handle confidential information with discretion is a hallmark of trustworthiness in a personal assistant. Executive personal assistants must uphold a high level of confidentiality in managing sensitive matters.
• Adaptability: Personal assistants must navigate changing priorities and unforeseen challenges with ease, adjusting their approach to suit the evolving needs of their employer.
• Tech Savviness: Proficiency in technology is a non-negotiable skill. Personal assistants leverage various tools and software for communication, scheduling, and task management. Tech-savvy assistants stay ahead in the digital realm.
• Problem-

Solving Skills:
Personal assistants are adept problem solvers.

Whether it's overcoming scheduling conflicts or addressing unexpected challenges, the ability to think critically and find effective solutions is an asset.

• Research Abilities: Research skills come into play when personal assistants need to gather information for reports, projects, or to stay informed about industry trends. A knack for efficient research enhances the assistant's ability to provide valuable insights.
• Cultural Sensitivity and

Diversity Awareness:
In a globalised and diverse workplace, cultural sensitivity and diversity awareness are critical.

Personal assistants with these skills navigate interactions with individuals from various backgrounds, fostering inclusivity and understanding in the professional environment.

• Financial Acumen: Financial acumen is increasingly valuable, especially for executive personal assistants involved in budget management or expense tracking. An understanding of financial principles enhances the personal assistant's ability to contribute to financial planning and decision-making processes.
• Team spirit
• Sense of priorities, anticipation and responsibility
• Ability to think out of the box
• Fluent in english (fator eliminatório)
• Habilitação mínima 12o ano
• Experience with excel, word, power point, dropbox & microsoft teams
• Additional perks canvas or other design/ admin management task app's

Oferecemos:

• Computador, telefone e cartão SIM da empresa
• Horário laboral: 9h às 18h, but potential overtime might be needed on occasion to complete tasks
• Folga aos fins de semana (potential paid overtime might be needed on occasion to complete tasks)
• Local de trabalho: Alcabideche, Cascais;
• Salário bruto : 1100€ a 1400€ a depender da experiência

Enviar o CV para:
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(PT)
Principais

Responsabilidades:

• Atendimento de chamadas e resposta a emails
• Ajuda com a gestão do dia.
• Experiente em gestão de agenda, outlook microsoft
• Agende reuniões com clientes e contatos, juntamente com a gestão de calendários para o CEO
• Crie e atualize semanalmente (ou conforme necessário) 'Listas de Tarefas' para o CEO
• Experiente em organização, planeamento e apresentação de itinerários
• Marcação de viagens; experiente em fornecimento e reserva de voos, alojamento e transporte terrestre; dia a dia e horários de viagem, tanto de trabalho quanto pessoal
• Fazer recados conforme solicitado, incluindo tarefas de compras do CEO (relacionadas ao trabalho e pessoal)
• Gestão de banco de dados
• Elaborações de ATAs das reuniões com o CEO
• Administrador de manutenção de livros diário (apenas relacionado ao CEO)

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• Capacidade de planeamento antecipado
• Habilidades de Priorização: As habilidades de priorização desempenham um papel fundamental na gestão de uma infinidade de tarefas. Um assistente pessoal qualificado destaca-se na determinação da urgência e importância de várias responsabilidades, garantindo que as questões cruciais sejam abordadas prontamente, mantendo a produtividade geral.
• Capacidade de multitasking: A proficiência em multitarefa é uma marca registrada de um assistente pessoal capaz. Fazer malabarismos com diversas tarefas simultaneamente, desde lidar com chamadas telefônicas até organizar planos de viagem, demonstra a capacidade de gerenciar eficientemente as cargas de trabalho e navegar pela natureza acelerada da função.
• Habilidades organizacionais
• Comunicação boa e clara
• Mentalidade Proativa: Uma mentalidade proativa é indispensável para antecipar as necessidades do empregador e tomar a iniciativa de abordá-las. Assistentes pessoais que exibem proatividade contribuem para um fluxo de trabalho mais contínuo, ficando à frente dos desafios e garantindo uma abordagem proativa de tarefas e responsabilidades.
• Comunicação interpessoal: Construir relacionamentos positivos é vital. Assistentes pessoais interagem com colegas, clientes e outras partes interessadas. Fortes habilidades interpessoais promovem uma colaboração eficaz, tornando o ambiente de trabalho mais harmonioso.
• Atenção aos detalhes: A precisão é uma característica definidora de um assistente pessoal qualificado. A atenção aos detalhes é crucial para gerenciar cronogramas, revisar documentos e garantir a precisão em todas as tarefas realizadas.
• Gestão de Tempo: Discrição e Confidencialidade: A capacidade de lidar com informações confidenciais com discrição é uma marca registrada de confiabilidade em um assistente pessoal. Os assistentes pessoais executivos devem manter um alto nível de confidencialidade no gerenciamento de assuntos sensíveis.
• Adaptabilidade: Os assistentes pessoais devem navegar por prioridades em mudança e desafios imprevistos com facilidade, ajustando sua abordagem para atender às necessidades em evolução de seu empregador.
• Conhecimento técnico: A proficiência em tecnologia é uma habilidade não negociável. Os assistentes pessoais aproveitam várias ferramentas e softwares para comunicação, agendamento e gerenciamento de tarefas. Os assistentes experientes em tecnologia ficam à frente no reino digital.
• Habilidades de Resolução de Problemas: Os assistentes pessoais são adeptos de resolver problemas. Seja superando conflitos de agendamento ou enfrentando desafios inesperados, a capacidade de pensar criticamente e encontrar soluções eficazes é um trunfo.
• Habilidades de Pesquisa: As habilidades de pesquisa entram em jogo quando os assistentes pessoais precisam coletar informações para relatórios, projetos ou se manterem informados sobre as tendências do setor. Um talento para uma pesquisa eficiente aumenta a capacidade do assistente de fornecer informações valiosas.
• Sensibilidade Cultural e Consciência da Diversidade: Em um local de trabalho globalizado e diversificado, a sensibilidade cultural e a consciência da diversidade são críticas. Assistentes pessoais com essas habilidades navegam pelas interações com indivíduos de várias origens, promovendo inclusão e compreensão no ambiente profissional.
• Perspicácia financeira: A perspicácia financeira é cada vez mais valiosa, especialmente para assistentes pessoais executivos envolvidos no gerenciamento de orçamento ou rastreamento de despesas. A compreensão dos princípios financeiros aumenta a capacidade do assistente pessoal de contribuir para o planeamento financeiro e os processos para a tomada de decisão.
• Espírito de equipe
• Senso de prioridades, antecipação e responsabilidade
• Capacidade de pensar fora da caixa
• Fluente em inglês (fator eliminatório)
• Habilitação mínima 12o ano
• Experiência com equipes excel, word, power point, dropbox e microsoft
• Tela de vantagens adicionais ou outro aplicativo de tarefa de gerenciamento de design/administração

Oferecemos:

• Computador, telefone e cartão SIM da empresa
• Horário laboral: 9h às 18h, mas possíveis horas extras podem ser necessárias de vez em quando para concluir tarefas
• Folga aos fins de semana (potenciais horas extras pagas podem ser necessárias de vez em quando para concluir tarefas)
• Local de trabalho: Alcabideche, Cascais;
• Salário bruto : 1100€ a 1400€ a depender da experiência

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